Google Forms: Encuestas a sus clientes /Surveys for your clients

Google forms es una de las aplicaciones más interesantes de Google Docs (y más aún para empresas en Google Apps). Con él podemos crear un formulario sencillo en Internet para que nuestros clientes y amigos puedan opinar sobre algún tema. Además podemos elegir entre más de 90 temas para darle un aspecto atractivo a los mismos.

La creación del formulario es muy rápida y sencilla y los niveles de seguridad son más que aceptables.  En Google Apps podemos elegir que sólo miembros de nuestro dominio accedan al formulario, que sólo aquellos los que les envío el email o que sea público.

Los resultados del formulario se guardan automáticamente en una hoja de cálculo de Google Dcos y nosotros podemos o ver estadísticas por defecto que muestra google, u operar luego con estos resultados en la misma hoja.

Aquí se nos explica cómo crear un formulario, pero vamos a poner todos los pasos a seguir poruqe es algo más complicado:

1. En Google Docs ir a Nuevo> Formulario o en una hoja de cálculo creada ir a Formulario>crear formulario.
2. En ambos casos obtenemos la siguiente pantalla.
   Aquí podemos insertar preguntas con Añadir Elemento . También podemos elegir un tema entre los muchos que hay o Guardar. Ahora es cuando creamos la estructura de nuestro formulario.
3. Una vez acabado, es importante guardarlo, cerrarlo y volver a abrirlo. Esto nos abrirá la hoja de cálculo detrás del formulario y arriba a la derecha podremos definir cómo queremos compartir el documento con Compartir>Configuración del uso compartido>Cambiar Las opciones son muy potentes.
4. Uno de los “fallos de los formularios es que no podemos modificar las plantillas para poner nuestro logo y demás. Y hay muchas páginas en internet con modificaciones complicadas en el código para hacer esto. Sin embargo, es mucho más sencillo ir a Formulario> Insertar formulario en una página web para conseguir el código del iframe. Luego esto lo podremos poner en nuestra web o crear un html básico con nuestro logo.

Y ya está…tenemos un formulario bonito, potente, en la nube y con opciones de acceso muy restringidas si queremos. Los resultados se irán almacenando en la hoja de cálculo y podremos verlos con Formulario>Mostrar el resumen de respuestas o directamente en nuestra hoja y usarlos para gráficas, tablas etc.
Nota: Empresas como Panda usan esto para encuestas (por ejemplo al desinstalar Panda Cloud).

Google Forms is one of the most unkown useful features in Google Docs. With it we can create forms and surveys quicklyto get our client’s or friend’s opinion. All results are saved in a spreadsheet and tehn shown in a very nice summary predefined by Google. We can also work on those results or use them for graphs, tables etc.It’s a very powerful tool for companies with Google Apps.

There are various ways to create a form in GOogle Docs, but as I found it a bit messy I’ll explain what we did (N.B: I’m translating from Spanish, terms in the menus might change slightly):

1. In Google Docs go to Create new>Form or open a spread sheet and go to Form>create form.
2. We will get a screen like the one above. This is the phase where we create the structure of the form (questions and options, Theme…). We should then save all our changes (upper right corner).
3. Once we’ve done that I recommend to open the spreadsheet again and on the upper right corner specify the sharing options. They are very powerfull and can be customized.
4. Save all this again. Most of the form is finished. However companies might want to modify the appearence and add logos. There are various links on the Internet about this with complicated methods because Google Themes cannot be modified.I find an easier solution is to go to  Form>Insert the form in a web page . We can use that iframe code to insert it on our web pages or create a new html page with our logo.

And it’s as simple as that! We now have a powerful survey on the internet which , always accesible and which collets the information on a spreadsheet which we can use for future modifications.

PD: I saw this being used, for example, by Panda when you unistall Panda Cloud.