¿Es mejor comprar Office de escritorio u Office 365?

Una pregunta que nos hacen muchos clientes, tras la aparición de Office 365: ¿que me conviene más comprar, Office de escritorio u Office 365? Vamos a intentar aclarar el tema (porque es complicado, en algunos puntos hasta para los técnicos).

¿Que versiones de Office existen?

Primero hay que saber qué estamos comparando. En la fecha en la que escribimos el artículo disponemos de Office 2016 (este año debería salir la 2019) y Office 365.

Office 2016 versión escritorio.

Es la versión más reciente de la suite ofimática de Microsoft para Pc y Mac. :

• Es de pago único.
• Normalmente la licencia es por ordenador.
• Incluye actualizaciones de seguridad pero no cambios a versiones superiores.
• Viene en las siguientes versiones, cada una incluye programas diferentes: Hogar y Estudiantes (alrededor de 150€), Hogar y Empresas (unos 279€), Professional (unos 539€) y Professional Plus (difícil de adquirir salvo por grandes empresas y las licencias que venden online suelen ser de dichas empresas vendidas de modo fraudulento).
• Para más de 5 licencias recomiendan las licencias por volumen.

Office 365.

La versión online de Office. Características:

• Pago mensual (algo más caro) o anual (los precios indicados en la imagen).
• Licencia por usuario (hablaremos de esto más abajo porque muchos hacen una “trampa”).
• Las versiones Empresa y Empresa Premium permiten descargar la versión de escritorio con esa licencia. Si se cancela la licencia de 365 la versión de escritorio pasa a “modo lectura” sin permitir editar.
• Existen versiones a precios diferentes para Pequeñas Empresas (las mostradas en la imagen), para Empresas, para Educación, para ONG, para Administración Pública y para Hogar.
• Incluye actualizaciones y cambios de versiones.
• FAQ sobre Office Empresa.

Preguntas frecuentes.

Ventajas de la versión de Escritorio.

• Es sólo un pago, no tienes que estar pagando todos los meses o año.
• Es por PC, da igual la cantidad de gente que lo use.

Desventajas de la versión de Escritorio.

• Si sale una nueva versión de Office tienes que pagar de nuevo. Aunque hay opciones de renovación etc.
• Sólo puedes usarlo en un dispositivo. Más usos y te cancelan la licencia.
• No tienes todos los programas. La Hogar y Estudiantes sólo tienes Word, Excel, PowerPoint y One Note (¿?) y la Hogar y Empresas añade Outlook. Si quieres Access tienes que ir a la versión Professional.

Ventajas de la versión online Office 365.

• Tienes versión online y además versión en escritorio en casi todas las versiones de 365. Siempre actualizado.
• Sabes que la versión online cumple con la normativa (RGPD etc).
• Puedes trabajar offline.
• La versión 365 Home proporciona una licencia “válida para cinco equipos”, lo use quien lo use. Así que puedes compartirla con tu familia.
• La versión 365 Empresa proporciona una licencia “válida para 5 teléfonos, 5 tabletas y 5 PC” por usuario. Lo que te permite tenerlo en tu ordenador del trabajo, de casa, tu móvil etc. El usuario es el correo de Microsoft con el que actives la licencia. Y de aquí una trampa que veremos en el punto siguiente.
• Casi todas las versiones incluyen Outlook y Access.
• Tiene servicios añadidos como espacio en One Drive (lo que te permite copias de seguridad etc) o Skype.
• Servicios añadidos de colaboración.

Desventajas de la versión online Office 365.

• Estás arrendando Office, tienes Office en alquiler. Vamos que no paras de pagar por el uso.
• Las licencias de empresa no responden bien a empresas modernas donde se comparten equipos. En muchas empresas los equipos se pueden compartir entre 5,10 0 50 empleados. Hay mucha movilidad. En este caso no valen las licencias por usuario y habría que comprar las licencias por volumen (que suelen ser por PC) más caras. Pero parece una contradicción una versión online que no facilite el uso de equipos.

Comparativa de la versión escritorio con la Hogar de 365.

Trampas que hacen los usuarios que no son legales (aunque te permiten funcionar con la licencia).

Hay empresas y usuarios que hacen las siguientes triquiñuelas para evitar adquirir las licencias que deberían por ley. No son válidas y no aguantarían una inspección, pero permiten usar Office.

• Adquirir una licencia de Office 365 Hogar para la empresa. Lo hacen porque cada licencia hogar permite 5 equipos con diferentes usuarios. Es decir pueden usarlo 5 usuarios con 5 cuentas de Microsoft.
  Problemas.
  1) La licencia de Hogar no es para uso comercial, estás infringiendo el uso si la usas en una empresa.
  2) La licencia Hogar no permite personalizar tu correo con tu dominio empresarial.
  3) Si compras más licencias Hogar por usuario no aumentan el número de equipos, aumenta el tiempo. Así que si tienes una licencia Hogar por un año en el usuario X y compras otra bajo ese usuario tienes para 5 equipos por 2 años, no para 10 equipos u año.
• Instalar las 5 licencias de Office 365 Empresa en 5 pcs con usuarios distintos.
  Esto es bastante común en empresas. Se adquiere una licencia de empresa y se instala en 5 equipos que están usando diferentes usuarios. Esto no es legal, las condiciones de uso declaran claramente que la licencia es por usuario. Algunos lo estiran e incluso hay dudas entre los expertos y los comerciales locales de Microsoft. Muchos dicen que se puede hacer. Pero no parece haber dudas, la licencia es por usuario. Si hay 2 usuarios usando un equipo, deberían ser dos licencias. Aún así, funciona.
  Tiene, eso sí, un problema. Si se intenta colaborar desde esos 5 equipos en un mismo documento online, obviamente hay problemas y no se ve bien quién lo está manejando (para el sistema es el mismo usuario).

Conclusión….¿cual es mejor?

Bueno… lo siento pero esa respuesta no es nunca simple. Depende de tus necesidades y tu poder económico. Nosotros te explicamos los pros y las contras y decides tú. Eso sí:

• Office suele durar bastante en el tiempo. Todavía hay gente usando Office 2007 (del 2006, hace 12 años). Así que si no necesitas mucho la licencia de escritorio tiene sentido y se puede amortizar.
• Eso si, si necesitas Outlook o Access la licencia de escritorio no es barata.
• La licencia de 365 tiene sentido si quieres comprar licencia para tu hogar, o si colaboras mucho en tu empresa.
• Pero si en tu empresa se comparten ordenadores…. Microsoft lo complica y no es sencillo ni barato.
• La licencia de 365 te da funciones online adicionales, y versión online y escritorio.
• La licencia de 365 te obliga a un pago durante toda la vida del programa.
• Siempre puedes usar LibreOffice o similares.

Un ejemplo para que os hagáis una idea:

 

Os recomendamos los siguientes productos relacionados con la informática:

 

Auriculares USB C,In-Ear Auriculares Tipo C con Micrófono Control de Volumen de Llamadas Compatible con Samsung S20/S21/S22,iPhone 15/15 Pro,Huawei P50/Mate 30,iPad Pro,OnePlus,Pixel Dispositivo USB C

(3048)

9,99 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

Samsung Galaxy Tab A9+ 128 GB 27.9 Cm (11") 8 GB Wi-Fi 5 (802.11Ac), W128826931 ((11) 8 GB Wi-Fi 5 (802.11Ac) Graphite)

(1215)

189,49 € (as of 20 noviembre, 2024 08:43 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

HP 15s-fq5100ns - Ordenador portátil de 15.6" Full HD (Intel Core i7-1255U, 16GB RAM, 512GB SSD, Intel Iris Xe Graphics, Sin Sistema Operativo) Plata - Teclado QWERTY Español

(1393)

579,00 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

Huawei WiFi BE3, Router de Wi-Fi 7 de Doble Banda BE3600, Velocidades ultrarrápidas, Puerto Ethernet 2.5G, EasySetting, Diagnóstico Visual de Wi-Fi, Control Parental, HomeSec

(133)

69,99 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

Zestiq Adaptador Lightning a USB C, 2 Piezas Adaptador Lightning Hembra a USB C Macho para iPhone 16/16 Pro/15 Pro Max/15 Plus, Galaxy S24/S23, iPad, No para Audio/OTG

(922)

7,99 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

Lenovo L24i-40 - Monitor FHD 23.8" (IPS, 1920 x 1080 px, 100Hz, Tiempo de Respuesta 4ms, 16:9, HDMI, VGA, Montaje VESA 100 mm, Soporte de Inclinación) Color Gris Nube, Versión previa

(114)

74,99 € (as of 20 noviembre, 2024 08:43 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

Cargador iPhone 14 [Certificado MFi] 20W Carga Rapida Cargador y 2M USB C Cable, Compatible con iPhone 13/13 Pro/13 Pro Max/14/12/11/XS/XS MAX XR X SE 8 7 Plus, iPad Rapido Carregador Pared Enchufe

(29)

11,99 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

ASUS TUF Gaming A15 FA507NVR-LP002 - Ordenador Portátil Gaming de 15.6" Full HD 144Hz (AMD Ryzen 7 7435HS, 16GB RAM, 512GB SSD, RTX 4060 8GB

(400)

849,00 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

[NUEVO]TP-Link Deco X1500(2 Pack)-AX1500 Whole Home Mesh Wi-Fi 6 System-Cobertura hasta 600 m2, 3X Puertos GigabIt por Unidad, Banda 160MHz Canal, ODFMA, 1024QAM, Color Blanco

(22016)

109,99 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)

MSI Pro MP161 E2 Monitor portátil Full HD de 15,6", Panel IPS 1920 x 1080, 60 Hz, Pantalla Agradable a la Vista (PC, portátil, móvil), Altavoces, chasis y Soporte, Mini-HDMI 2.0b, 2 x USB Type-C

(11)

99,00 € (as of 20 noviembre, 2024 04:06 GMT +01:00 - More infoProduct prices and availability are accurate as of the date/time indicated and are subject to change. Any price and availability information displayed on [relevant Amazon Site(s), as applicable] at the time of purchase will apply to the purchase of this product.)