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Correo, Internet, Sistemas, Smartphones

Google authenticator para tu smartphone

Por si te decides a activar la verificación en dos pasos, esta es una herramienta muy útil que debes instalar en tu smartphone. Google Authenticator es una aplicación disponible para iOS (iPad, iPhone), Blackberry y Android, que genera los códigos de verificación necesarios para este tipo de autentificación más segura. Lo primero que asusta aquí es “¿y si no tengo cobertura o Internet?”  No es necesario tener Internet para que esta aplicación te proporcione los códigos. En el vídeo del artículo dedicado a esta verificación explican muy bien las varias alternativas existentes.

Correo, Ofimatica, Trucos

Como reenviar los correos de una cuenta de gmail/apps a varios destinatarios

Gmail (y las cuentas de Google Apps que ahora vienen a ser lo mismo) sólo permite el reenvío de los e-mails a una única cuenta de correo. ¿Cómo podemos evitarlo? Muy fácilmente, primero debemos irnos a opciones (rueda dentada), configuración de correo, y seleccionar la opción Reenvío y correo Pop/IMAP.  Ahí debemos añadir direcciones de reenvío (tantas como queramos) en (sorpresa) Añadir una dirección de reenvío. Esto nos enviará un código a esas direcciones de e-mail que debemos introducir aquí para confirmar el reenvío. Lo extraño es que ahora no debemos dejar estas direcciones como de reenvío. No debemos activar el reenvío aquí. Tenemos que irnos a Filtros y abajo en Crear un filtro nuevo crear un filtro por cada dirección destinataria. En el filtro lo importante es que en el apartado Para: debemos poner nuestra dirección de correo original (sobre la que estamos trabajando). Esto activará el filtro para todos los correos que lleguen a esa dirección. Después pinchamos en siguiente, marcamos la casilla reenviar y elegimos una dirección de reenvío. Podemos elegir si queremos hacerlo en correos ya existentes (marcando la casilla inferior Aplicar también… o simplemente elegir crear filtro. Esto debemos hacerlo para todas las direcciones destino que queramos. ¡Y ya está! 😀

Correo, Ofimatica, Trucos

Outlook: Búsqueda no funciona /Search stopped working

Esta es una de las incidencias más curiosas que nos ha ocurrido en varios clientes con este programa de Microsoft. De un día para otro la búsqueda de los emails deja de funcionar. Parece una cosas sin importancia, pero dado que muchísima gente usa este cliente de correo, y la búsqueda en los e-mails es esencial, hemos decidido poner la solución. Lo que parece ser que ocurre es que un componente, la búsqueda instantánea, deja de funcionar – bien porque se ha estropeado o porque no ha indexado bien algún fichero. Esta búsqueda instantánea es la que, según escribimos en la casilla nos encuentra todo lo que concuerda con esos términos. La solución más sencilla es desactivar esta opción, que tarde o temprano volverá a fallar, no es realmente muy útil y quita recursos. Para ello vamos a Herramientas>Búsqueda Instantánea>Opciones de Búsqueda y quitamos el tick de todos los ficheros de los que queremos desactivar la opción. Después damos a aceptar a todo y veremos como la búsqueda funciona. Lo único que cambia es que ahora tenemos que dar a la lupa o presionar Enter cada vez que queramos buscar (no es mucho problema). This is one of the strangest problems we’ve found repeteadly in Outlook. Suddenly, one day, our Search function stops working. And this can be very annoying. From what we’ve found out the cause is the Instant Search function which either stops working alltogether or there’s an indexing problem. Whatever the cause, this Instant Search’s use is only to produce search results as we write, without pressing any button. I don´t really think it’s necessary and it takes away system resources. So we’d better turn it of. To do so go to Tools >> Instant Search >> Search Options >> “uncheck” the data file you want to stop being indexed. When you go back to your email you’ll find Search works again- with the only difference you now have to click on the magnifying glass or press enter to get the results.

Correo, Ofimatica

Hoy en día mejor IMAP que POP3

IMAP y POP3 son dos protocolos que se pueden usar (amén de otros) en tu ordenador para ver los correos almacenados en un servidor.  La principal diferencia entre ambos es que POP3 descarga los correos en el ordenador, mientras que en IMAP los correos nos se descarga, estamos viendo directamente el servidor. Durante mucho tiempo POP ha sido la elección de muchos (incluidos nosotros) aunque esto está cambiando, según vemos en las necesidades del día a día de los clientes. POP tenía una ventaja obvia ya que descargaba los correos en el ordenador (teníamos una copia) y nos permitía leerlos sin conexión. Ahora, según vamos accediendo a Internet con muchos dispositivos  al POP le vemos varios fallos: Descargas los correos si, pero en la configuración por defecto de Outlook los quita del servidor, con lo que no podemos verlos desde ningún otro ordenador o dispositivo. Y al tener una sola copia si se nos estropea el ordenador….prefiero susto :-S Si lo configuramos para que deje una copia en el servidor hemos descubierto que, en realidad, por más que la teoría afirme que lo hace, no borra los correos eliminados. Por lo tanto cuando configuramos la cuenta en un ordenador se nos vuelven a descargar todos los correos desde un principio. Además, se me llena el buzón con posteriores problemas de no poder recibir o enviar. En muchas versiones de Outlook la etiqueta que marca el correo como leído no funciona bien y da problemas al acceder con otros dispositivos, con lo que en muchas ocasiones recibo correos duplicados. Esto es un fallo que hemos visto mucho. Microsoft propone muchas soluciones como actualizar los service pack que no suelen funcionar. La sincronización con dispositivos móviles, el fijo, el portatil etc da muchos problemas. Si lo borro en un dispositivo no me llega al otro o casos en que aunque lo borre me llega a los dos. Por todas estas razones ahora solemos recomendar (y muchos como Gmail lo prefieren también) elegir el formato IMAP. Ventajas: En general (salvo para algún producto de Outlook (van algo retrasados), suele ser más rápido porque sólo descarga los encabezados. Vemos todas las carpetas del servidor, por ejemplo vemos también la de correo spam, las etiquetas de gmail, carpetas creadas por nosotros. Y esto en todos los dispositivos. Al trabajar directamente sobre el servidor cada dispositivo ve lo mismo, se borran bien los correos y se sincroniza todo de manera adecuada. Como fallo diremos que no tenemos copia real en ningún ordenador pero eso se arregla configurando pop3 en un ordenador el resto de los dispositivos con imap, o haciendo copia de los correos de alguna otra manera. Hay gente que tampoco le gusta que crea un bloque de carpetas por cuenta y no cuelga todo de la misma bandeja de entrada como en POP3 pero eso depende del programa y yo además lo prefiero. Por lo tanto, os recomendamos usar IMAP en la mayoría de los dispositivos móviles, y para copia de seguridad POP3 en uno (el fijo por ejemplo).

Correo, Internet, Seguridad, Spyware/Spam, Trucos

¿Cómo está mi e-mail en una lista de spam?/ How did my e-mail end in a spam list?

Esta es una pregunta que acabamos teniendo que responder al menos una o dos veces a la semana. Hoy intentaremos dar alguna pista. Hay que recordar que los malechores tienen mucha creatividad, así que esto es sólo una idea…puede haber muuuchas más. Primero hay que aclarar tres términos que usamos en este tema y a los que haremos referencia:  spam , scam y spoofing. Como véis en las definiciones de la wikipedia son distintos aunque relacionados. Y ahí van algunas ideas de cómo obtienen tu e-mail: Reenvío de correos masivos de cadena, bromas y demás. No lo hagáis….POR FAVOR. Pero si vais a reenviar un correo de ese tipo (no se me ocurro por qué alguien querría), poned a la gente en BCC (copia oculta). Si no lo hacéis cualquiera que reciba los correos en cualquier punto de la cadena puede usar esas direcciones para spam. No pongáis vuestro e-mail en foros, páginas web posts en redes sociales…. Es facilísimo para ellos crear una cuenta falsa y rastrear las Webs y redes sociales capturando direcciones. Si tenéis que hacerlo poner algo como direccion “arroba” dominio.xx para ocultar que es un e-mail. Si tenéis que mandar vuestra dirección a alguien que sea por privado. Scam:  Ni la niña está perdiendo la vida, ni esa empresa va a donar millones por cada persona que mande el mensaje, ni hay un sorteo de un iPad ni te van a dar millones por alguna acción (ved el timo Nigeriano)  ni van a poner Facebook de pago. Por favor no reenviéis estas mentiras porque ayuda a los scammers y NO DEIS VUESTRA DIRECCIÓN. Pruebas aleatorias a emails  de dominios:  Otra opción sencilla es probar aleatoriamente con nombres y apellidos en dominios conocidos. Por ejemplo pedro.xxx@gmail.com Afortunadamente los servidores no devuelven ya respuesta pero si recibes un email y lo abres o respondes… Spoofing:  Por varias técnicas pueden suplantar a otra gente.  La más común es un virus en el ordenador de un amigo. Este virus cogerá la libreta de direcciones (ya tiene la tuya entonces) y se pondrá a enviar emails como si fuera tu amigo. Si reenvías lo propagas, si abres confirmas, si respondes te puedes infectar y volverte un foco. Virus  o malware:  Es obvio que si un ordenador tiene un virus o malware tu dirección y las de tus amigos están comprometidas. Por eso es tu obligación mantener el equipo limpio. Cesión de datos:  Está totalmente prohibido pero es común que una empresa ceda sus datos  (o los venda) a otra por miles de razones (amistad, colaboración). El compromiso de confidencialidad ya no lo tiene la segunda, o la tercera, o la cuarta… Esto es habitual en este país donde no se le da importancia a eso de darle los contactos a los amigos. Listas de direcciones: Existen múltiples direcciones de Internet donde puedes comprar listas de emails (LeadsAndMails.com, Buyemails.com….) – no ponemos el enlace porque cambian mucho y porque no deberíamos ni pinchar en sus web. No sólo venden direcciones sino que además te venden opciones para enviar emails masivos (=spam). Aplicaciones de redes sociales:  Cuando das acceso a estas aplicaciones -por ejemplo en Facebook – pueden ver tus datos y los de tus contactos. Algo nada aconsejable porque no solemos conocer el uso que hacen de esos accesos. Acceso a servidores por la fuerza: ¿Os suena los casos de Sony o Verizon?  Imaginaos cuando acceden a servidores de correo. Anuncios de contactos, redes de contactos etc. Muchísimos de estos casos son falsos para poder adquirir los emials de la gente. ¿Asusta?  Bueno pronto escribiremos que hacer para denunciar estos casos. Pero como primera medida pensamos que la gente debe ser consciente y estar informada y no ayudar a su propagación. Además, usar un email  “basura” para darse de alta en sitios suele ser muy aconsejable. y evidentemente es tu deber que tu ordenador y demás dispositivos/webs etc sean seguros y estén limpios. Pronto más 😀 Post in Spanish. You can translate it on the menu on the right or read this wonderful article with some of the ideas we’ve written here. 

Correo, Internet, Ofimatica, Sistemas, Smartphones

Google Apps: casi esencial para PYMES / nearly a must for small business

Hoy, cuando estaba creando un perfil para una PYME en google apps me he sorprendido al ver que no había hablado de esta solución tan esencial para las pequeñas y medianas empresas. Si que lo he mencionado indirectamente, y es que casi lo doy por obvio. Recuerdo que cuando empecé mi empresa el encargado de la Felipedia me habló de un servicio de Google que proporcionaba correo de Gmail con tu dominio y las aplicaciones de Google gratuitamente. Por aquel entonces era algo casi escondido porque Google lo estaba probando para dar una alternativa a Microsoft Exchange. Hoy en día el servicio está probadísimo, y las soluciones más poderosas que las de Microsoft en muchos aspectos. Y siempre contando que es Google. ¿Y por qué digo que es Google? Porque desde que empecé hace 5 años con el servicio de correo no se me ha caído ni una vez (tengo clientes con 4-10 caídas anuales con otros proveedores) y en nuestras PYMES el correo es esencial. Porque las ventajas del correo de Google son conocidas por todos (filtro antispam, sincronización fácil con aplicaciones y dispositivos, correo web etc). Porque disponemos del Google Calendar, sincronizable en móviles y que se puede compartir con otros empleados. Algo también esencial para PYMES y mejor que el calendario de Exchange. Porque con Google Docs disponemos de ficheros en la nube y con función de colaboración (modificar documentos a la vez por varios usuarios). Y podemos poner los permisos como queramos. Podemos hasta compartir carpetas (estilo Dropbox). Porque podemos crear Formularios online para preguntar a los clientes y tener un feedback rápido. Porque la edición standard es GRATIS. 50 cuentas con 7Gb por buzón. Si crecemos, o queremos algo más potente el coste para la versión profesional es de 50$ por usuario y año. ¿Tengo que decir más? Eso si, la edición estandard no es fácil de encontrar porque Google intenta (lógicamente) proporcionar la versión de pago con una prueba de la misma gratuita pero limitada por tiempo. Para la versión gratuita pincha en la imagen o aquí. La configuración es sencilla si tienes un dominio propio y sabes algo de FTP o gestión de DNS. Si no un profesional IT puede hacerlo en 15 minutos. Today, while I was setting up a Google Apps account for a client I discovered, much to my surprise, we didn´t have an article about Google Apps in the blog. It was mentioned on some but I think we’ve got so used to this tool we take it for granted. And it’s  a must for small to medium sized business.

Correo, Internet, Ofimatica

Firmas en correos web/ Your signature in a web email

Cada día somos más los que usamos los correos web, ya sea para el trabajo o para las cuentas personales. Gmail, Google Apps, Yahoo etc están consiguiendo que, afortunadamente, nos olvidemos de Outlook y sus licencias. Si antes Outlook tenía ciertas ventajas como el calendario (Google Calendar ahora es igual de eficaz),  los contactos (ya sincronizables también en otros servicios) , la copia de seguridad (estos correos ahora son fiables y tienen programas de descarga ose puede usar Thunderbird) o la firma…esto ya no es cierto. Wisestamp es un añadido a tu navegador web, disponible tanto para Chrome como para Firefox aquí. No sólo permite poner imágenes en la firma, editar los colores, fuentes etc, sino además puedes añadir tu cuenta de Tweeter para que vean el último post en la firma, tus enlaces a perfiles de Facebook, Linkedin y muchos más. La verdad es que es una gozada. Sube el uso de tus correos web a otro nivel. Permite firma automática por defecto y firmas tanto personales como profesionales (varios perfiles). Vedlo en este video:  English: More and more users send their emails through web services, both for their personal accounts and for their personal ones. Gmail, Gogle Apps, Yahoo etc are, fortunatelly, making us forget the pain of buying/using  Outlook and it’s licenses. Outlook used to have some advantages such as calendar (now Google Calendar is as if not better), backups (you can use apps for backup or even Thunderbird) or mail signatures. Now with browser addons like Wisestamp signatures are even better than in Outlook.You can easily add images to your signature, edit fonts and colour and sync with your Tweeter account so recepients can see your latest tweets. You can also add icons for your Facebook, Linkedin etc profiles. A VERY cool app whic will take web browsing emails to another level.

Correo, Ofimatica

Thunderbird una alternativa perfecta a Outlook/Thunderbird a perfect replacement for Outlook

Nos parece bastante increible que a estas alturas del blog todavía no hayamos hablado de Thunderbird. Más aún cuando muchos de nuestros clientes lo usan con éxito. Asíq ue aprovechamso el reciente lanzamiento de la nueva versión para darle la relevancia necesaria. Descargar / Download             Este lector de correo de la mísma compañía que Firefox (Mozilla) es una alternativa PERFECTA (y en muchas ocasiones mejor) a Outlook. Tiene las mismas prestaciones, puede leer ficheros pst, recibir correo con mútiples configuraciones y de múltiples cuentas, totalmente configurable… Ahora permite pestañas, como los navegadores, lo que lo hace muy agradable de usar. Aquí podéis ver las características principales. Además, dispne de multitud de añadidos que se pueden instalar para incrementar su potencial (ver aquí). Y con Personas de Mozilla puedes instalar un tema y cambiar el aspecto totalmente. Una gozada vamos. Reviewing our blog, we don´t understand why we haven´t yet posted an article about this fantastic alternative to Microsoft Outlook. It’s free, it does most of the same things (and some better) and the layout is really pleasing.                     You can see it’s features here.As it’s frequent with open source software it also has loads of addon which boost up it’s performance (take a look at them by clicking here).You can also install a theme and change the layout completely.

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Gmail te avisa de espias / Gmail detects suspicious account activity

Gmail acaba de incluir una mejora que nos parece muy interesante. Sin entrar en detalles, Gmail detecta el sitio desde donde sueles leer el correo y, si alguien accede a tu cuenta desde un lugar distinto, te avisa con una alerta como esta: Como veis la alerta se puede ignorar o ver detalles. Los detalles nos mostrarán desde donde se accedido para que podamos decidir si alguien ha entrado en nuestra cuenta. Si es así podemos cambiar la contraseña. Nos surgen 2 preguntas:

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Etiquetas en Gmail

                     Uno de los máximos problemas en los servicios webmail como Gmail es mantener el correo ordenado. Tras un breve tiempo usándolo resulta dificil encontrar de quíen es cada correo.           Nosotros recomendamos usar un programa que descarge POP3 como Outlook o Thunderbird para descargar, organizar y hacer copia de seguridad de los correos. No hay servicio de correo que permitar almacenar para siempre los e-mails. Por no decir que, si no lo haces, estamos confiando plenamente en que el proveedor (gmail, hotmail etc) no vaya a tener problemas con la cuenta, cerrarla etc. Entonces perderíamos todos los correos. CUIDADO.           Pero aún así, puede interesarnos tener los correos en la “nube” para poder comprobarlos desde cualquier sitio. Y mejor tenerlos ordenados. Veamos un truco para Gmail (gracias Esther).

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