Correo

Compartir, Correo, Ofimatica, Trucos

Crear un calendario compartido sin Exchange para compartir en programas como Outlook.

/

Cuando se abre un proyecto, muchas veces se usa el correo que proporciona el alojamiento web. Y es más que suficiente para empezar a trabajar.Pero enseguida solemos encontrarnos con la necesidad de tener un calendario compartido (o varios). Para salas de reuniones, para organizar equipos etc. Si no usamos Exchange, o servicios en la nube, no parece posible. Hoy os vamos a enseñar un truco para poder usar los recursos de la nube gratuitos de Office 365 o Google Suite , con nuestras cuentas de otros proveedores. Cómo crear un calendario compartido sin Exchange. La idea es usar este artículo de hace un tiempo en el que explicamos cómo hacer que tu cuenta de correo, del proveedor que sea, sea una cuenta de Microsoft o de Google para poder usar sus servicios. Porque no es necesario tener cuenta de Microsoft para usar recursos de Microsoft (y lo mismo pasa con Google). Para que os hagáis una idea, nosotros usamos Google Suite con nuestro dominio. Son cuentas de gmail (pero con nuestro nombre de dominio). Y aún así unas pocas de esas cuentas están dadas de alta como cuentas de Microsoft y usamos recursos (con clientes) como si fueran de MIcrosoft. Así que están dadas de alta en los dos servicios. La misma cuenta de correo. Aviso de seguridad: cuando os deis de alta en alguno de los servicios, no uséis la misma contraseña que la cuenta de correo. Debería ser obvio…porque NUNCA deberíais usar la misma contraseña para diferentes servicios, pero no está de más explicarlo. Como lo más usual es querer compartir un calendario entre gente que usa Outlook, vamos a explicar el ejemplo usando Office365. Pero podríamos, en teoría, hacer lo mismo con los servicios de Google. Antes de hacer el proceso, tienes que darte cuenta que Outlook no va a dejar añadir dos cuentas con el mismo correo (una de tu proveedor y otra de Office365). Ver más abajo las soluciones. Una implica crear otro correo sólo para el calendario. Los calendarios compartidos por este método son de sólo lectura (sólo los puede gestionar un usuario, los demás pueden verlo). Los pasos serían: Da de alta tu correo como cuenta de Microsoft. Entrar en https://www.office.com/ e identificarte con tu email y la contraseña que has puesto en el apartado anterior. Cuando accedas a Office365 verás a tu izquierda todos los servicios de la nube de Office, entre ellos el de Calendario. Ve a Calendarios, y añade un calendario nuevo. Una vez añadido, ahora está el tema de compartirlo. Tienes dos opciones: – Si le das a compartir calendario en la opción que sale en los puntos al lado del calendario, tienes que poner direcciones de correo. Para que la gente de esas direcciones puedan ver el calendario, tienen que también darse de alta como cuentas de Microsoft, y añadir esas cuentas en Outlook (si lo quieren ver ahí). Posible…pero quizás no es la idea. Porque para eso lo lógico sería darse de alta en los servicios de Office 365. – La otra opción es ir a la rueda dentada, Ver toda la configuración de Outlook, Calendario, Calendarios compartidos y Publicar Calendario. Ahí elegimos el calendario, y las opciones de compartición (que son dos, ver ocupado/disponible o ver todos los detalles). Una vez lo hagamos tenemos dos urls, una html para poder ver el calendario en Internet. La otra un ics que se puede usar para añadir a Outlook y a aplicaciones varias. Nota2: publicar el calendario lo hace… público. En teoría lo podría ver cualquiera. Claro, la dirección es difícil y no es probable. Pero tenéis que pensar en la privacidad según los datos que pongáis. Además, en ese mismo menú podéis regenerar los enlaces.Nota3: la gente que vea el calendario compartido puede sólo verlo. No editarlo. Sólo la persona que lo ha creado puede modificarlo. Ya está el calendario creado. Ahora tenéis que añadirlo a Outlook para verlo (en la gente con la que quieres compartirlo). Recomiendo que esperéis unos minutos a que se publique el calendario (que no es instantáneo).Para añadirlo tenéis que ir a Outlook, a las opciones de cuenta, como añadís una cuenta o un pst. Ahí hay una opción que pone “Calendarios de Internet“. Y sólo tenéis que pegar la dirección ics. Todo esto está explicado en el vídeo debajo. Lo que no hemos explicado en el vídeo es cómo modificar el calendario. De nuevo dos opciones: Por Internet desde Office 365. Y gestionarlo desde ahí. Puedes añadir la cuenta de Office365 como una cuenta normal de correo, con los datos de Office365. Y tendrás el calendario para gestionarla como cualquier otra cuenta. IMPORTANTE: El problema es que Outlook no te va a dejar incluir una cuenta con la misma dirección dos veces (una con el correo de tu proveedor y otra como cuenta de Office365). Por eso tienes dos opciones: a) Crear una cuenta de correo en tu proveedor sólo para tu calendario. Y añadirla en office365 como cuenta de Office365. Así puedes gestionar el calendario (que se añadirá sólo) desde Outlook. El proceso anterior se haría con esa cuenta. b) Gestionar el calendario vía web con tu cuenta principal desde la página de Office365 como cuenta de Microsoft. Los correos en Outlook, tu calendario en Internet. Los usuarios si podrán verla desde Outlook añadiendo el ics.

Correo, Información Tecnica, Soporte

Tamaño máximo recomendado para los pst de Outlook.

/

Outlook usa dos tipos principales de fichero: ost – que son una copia sincronizada del contenido en la nube de un buzón de correo (una caché) – y pst. Los psts son ficheros almacén que usa Outlook para guardar, en local, los correos. El protocolo POP3, usado antes de tener varios dispositivos, usa psts. Las cuentas de Exchange, e IMAP, a partir de Outlook 2016, usa osts (el 2013 y versiones anteriores usaban pst para IMAP). Los pst son muy útiles, sobre todo cuando el límite de nuestro buzón llega al máximo y tenemos que limpiarlo, sin perder esos correos, para liberar espacio. Pero, tanto el pst de los buzones, como el fichero pst de los almacenes locales de correo, tienen un máximo. Y mucha gente no se da cuenta de ello. ¿Qué pasa cuando un pst llega al máximo? Básicamente que se comporta de manera errática. Pudiendo llegar el caso en que no se puede abrir más el fichero (y corremos el riesgo de perder nuestros correos. Se vuelven más lentos y hacen Outlook lento. Esto es porque cuanta más información tiene que leer, más tarda en hacerlo. Dan errores del tipo : “ Error 0x8004060C El almacén de mensajes ha alcanzado su tamaño máximo. (…) “, “Error 0x80004005” o similares. Se cuelgan con frecuencia y no muestran correos. También puede que no se pueda copiar. No deja enviar o recibir correos en ese almacén. Y otros. Cuando esto ocurre podemos tener que reparar un pst. Pero siempre es recomendable compactar el pst cada cierto tiempo y vigilar para que no llegue a su tamaño máximo. ¿Cuáles son los tamaños recomendados para los psts en Outlook? Los tamaños recomendados son siempre menores a los límites teóricos. Pero no conviene acercarse demasiado a dichos tamaños, porque empezaremos a ver problemas, al menos de rendimiento. Los límites por defecto (no deja añadir más información pero su tamaño todavía puede crecer por procesos de Outlook) de los pst son los siguientes. También os dejamos los límites reales y los avisos, además de las claves de registro que permiten configurarlo aquí: Outlook 2003 y 2007 –> 20Gb Empieza a avisar del tamaño excesivo a los 19 GB. El límite del fichero es de 1.933 GB. Empieza a avisar que nos acercamos al máximo del fichero a los 1.816 GB. Outlook 2010, 2013, 2016 o 2019 –> 50Gb Empieza a avisar del tamaño excesivo a los 47.5 Gb. El límite del fichero es de 1.933 GB. Empieza a avisar que nos acercamos al máximo del fichero a los 1.816 GB. Así que recordad, no superéis los tamaños poder defecto de los psts. Es preferible tener varios pequeños que uno grande que de problemas. Sobe todo porque, si su utilidad máxima ahora es tener una copia de seguridad de los correos…y se puede dañar si supera esos límites…no tiene sentido.

Correo, Seguridad, Sistemas

Regla anti spoofing de nombres en Office 365

/

Hace unos días escribimos cómo crear una regla anti spoofing de dominio para correos de Office 365. Spoofing de dominio es el caso en que suplantan una dirección de tu organización, de algún dominio que te pertenezca. La dirección que aparece en el remitente es una dirección aparentemente tuya. Es el más típico y peligroso (porque para identificarlo hay que leer las cabeceras del correo). Pero existe otro tipo de spoofing que también es dañino en las organizaciones por “culpa” de Outlook: el spoofing de nombres (Display Name Spoofing). En este caso el correo llega de una dirección externa y, debería ser fácil de identificar. PERO Outlook oculta la dirección de correo del remitente y muestra sólo el nombre. Lo que aparece en el campo FROM. Los usuarios sólo ven el nombre, a menos que pinchen en él. Y lo malo es que tu puedes crear una cuenta de correo cualquiera y ponerte el nombre que te de la gana. Es decir, que tu dirección puede ser Pepito@gmail.com y en tu campo De: (From) puedes poner que eres Bill Gates, o Donald Trump. No requiere el más mínimo conocimiento. Si este cambio lo haces con el nombre del director de una empresa, y la persona que lo recibe no comprueba la dirección de e-mail, podemos tener un disgusto. No confiemos en la suerte y automaticemos estas alertas para reducir riesgos. Cómo crear la regla anti spoofing de nombres. Va a ser muy similar a las que creamos en el artículo anterior: Vamos al Centro de Administración de Office 365->Mostrar Todo-> Exchange En la barra de la izquierda pincha en Flujo de Correo. En reglas pincha en el signo más para crear una nueva y en Crear una nueva regla. Pincha en Más opciones debajo de las condiciones. Ponle el nombre que quieras (anti spoofing o similar). En *Aplicar esta regla si… escoge “El remitente” -> “Es externo o interno” -> “Fuera de la organización” y dale a Aceptar. Pincha en “Agregar condición“. Escoge “Un encabezado de mensaje”->”Incluye cualquier de estas palabras” . Ponemos en el campo (“El encabezado”) From (tiene que estar en inglés porque viene así en el encabezado) y en “Incluye” ponemos el nombre de la gente que pueden ser impersonalizadas (los directivos por ejemplo). Pon todos porque se va a mirar si es uno O el otro (no a la vez). Pincha en “Agregar condición“. Escoge “El destinatario”->”Es externo o interno”->”Dentro de la organización”. Ya tenemos las reglas para identificar el spoofing (un correo que viene de fuera, simula el nombre de un directivo de la empresa y se envía a alguien de nuestra organización). Ahora vamos a ver lo que hacemos con esos correos. En *Hacer lo siguiente… escogemos “Anteponer al asunto del mensaje” y ponemos el prefijo que queramos (por ejemplo [POSIBLE SPOOFING]). Pinchamos en “Agregar Acción“. Escogemos “Aplicar una declinación de responsabilidad al mensaje”-> Anteponer una renuncia de responsabilidad“. En Escribir texto ponemos el aviso que queramos. Os dejamos un ejemplo: En “Seleccionar uno” escoger “Encapsular”. Hecho…ya tenemos una protección ante el spoofing de nombres.

Correo, Sistemas, Trucos

Sencilla regla anti spoofing de dominio en Office 365

/

Ya hemos tenido varios casos de clientes que reciben un correo de spoofing, enviado desde un alto directivo de la empresa a una persona encargada de finanzas, indicando que haga una transferencia a una cuenta. El problema es que (deben hacer bastante ingeniería social), las personas son las indicadas, y los correos tienen bastante aspecto de ser reales. Están cada vez mejor conseguidos. Evidentemente es peligroso. Si alguien comete un error, podemos tener un disgusto. Para evitarlo hoy os enseñamos a crear una sencilla regla en el administrador de Office 365 para identificar estos correos de spoofing para el caso del dominio. Es decir suplantan el correo con el dominio incluído. Hay otros tipos y los trataremos otro día. Esto no quita que deberíais siempre revisar la configuración del correo, especialmente los registros SPF, DKIM y DMARC. Cómo crear una regla anti spoofing en Office 365. Nota: en Office 365 existen unas políticas de spoofing en el apartado de Seguridad->Administración de Amenazas->Directivas. Pero son muy básicas. Se puede ajustar más como os enseñamos aquí. Para crear una regla anti spoofing en Office 365 vamos a hacer lo siguiente: Vamos al Centro de Administración de Office 365->Mostrar Todo-> Exchange En la barra de la izquierda pincha en Flujo de Correo. En reglas pincha en el signo más para crear una nueva y en Crear una nueva regla. Pincha en Más opciones debajo de las condiciones. Ponle el nombre que quieras (anti spoofing o similar). En *Aplicar esta regla si… escoge “El remitente” -> “Es externo o interno” -> “Fuera de la organización” y dale a Aceptar. Pincha en “Agregar condición“. Escoge “El remitente”->”Tiene un dominio que es”-> Y pon el o los dominios de tu organización (para que vea si se ha hecho spoofing). Pincha en “Agregar condición“. Escoge “El destinatario”->”Es externo o interno”->”Dentro de la organización”. Ya tenemos las reglas para identificar el spoofing (un correo que viene de fuera, simula tener nuestro dominio y se envía a alguien de nuestra organización). Ahora vamos a ver lo que hacemos con esos correos. En *Hacer lo siguiente… escogemos “Anteponer al asunto del mensaje” y ponemos el prefijo que queramos (por ejemplo [POSIBLE SPOOFING]). Pinchamos en “Agregar Acción“. Escogemos “Aplicar una declinación de responsabilidad al mensaje”-> Anteponer una renuncia de responsabilidad“. En Escribir texto ponemos el aviso que queramos. Os dejamos un ejemplo: En “Seleccionar uno” escoger “Encapsular”. Ya lo tenemos, puedes poner la prioridad que quieras a la regla y pinchar en aceptar. Con esto puedes comprobar que funciona, pero tienes una regla bastante segura que, cuando llega un correo que cumple esas condiciones (externo imitando que es interno) modifica el asunto con [POSIBLE SPOOFING] delante y pone, encima del texto del correo, una aviso alertando que puede ser spoofing e indicando a los usuarios qué pueden hacer.

Correo, Trucos

Gestionar firmas en Gmail

/

Hace tiempo hablamos sobre cómo agregar firmas en Gmail. Pero no era una opción que tuvieran muy depurada, y todos hemos tenido problemas en algún momento. Digamos que funcionaba y punto. Parece que recientemente les ha dado por mejorarlo, y ahora tenemos más funcionalidades. Primero la opción de Insertar firma debajo de cada correo. Ahí podremos elegir la firma que insertar de manera manual, o irnos a la opción de Gestionar firmas para seleccionar la inserción automática y crear nuestras firmas. Si vamos a gestionar firmas nos llevará a Configuración >General >Firma desde la que podemos crear diferentes firmas, y los valores predeterminados: qué firma poner en los correos nuevos. Qué firma poner en las respuestas. Dónde poner la firma. Ya era hora…y no es una mejoría estupenda…pero es de agradecer.

Correo, Soporte, Trucos

Gmail: error enviando mensajes. TLS Negotiation failed, the certificate doesn’t match the host.

/

Muchos de los que tenemos Gmail, y cuentas externas conectadas a Gmail, por SMTP, para “enviar como” llevamos unos días recibiendo este error. Hoy os damos la solución. Causa. Parece que Gmail debe haber cambiado sus requisitos de seguridad en conexiones SMTP, haciendo que dichas conexiones requieran parámetros más estrictos. Esto ha hecho que, de repente, empiece a salir este error al enviar correos desde cuentas conectadas por SMTP: “El mensaje no se ha podido enviar. (…) TLS Negotiation failed, the certificate doesn’t match the host.” Solución. Hemos encontrado dos soluciones posibles, porque las causas pueden ser varias. Os dejamos ambas por si os ocurre, para que probéis a ver cual os soluciona el problema. Ambas implican ir, en Gmail, a Configuración ->  Cuentas e importación->.Enviar correo como y editar la cuenta externa que te esté dando problemas. Primero sale el nombre de la cuenta, damos a Siguiente y veremos los parámetros de seguridad. Solución 1. Cambia la seguridad a SSL y puerto 465 (no pongas TLS que parece que es el que está dando problemas). Muchos usuarios comentan que les funcionó. Solución 2. En nuestro caso esto no resolvió el problema (porque la causa era otra). Entrando en el mismo apartado anterior, tuvimos que cambiar el nombre del servidor SMTP del dominio al nombre del servidor. Esto pasa a veces cuando un servidor de correo contiene varios dominios (en hostings compartidos). Se está quejando que el certificado es sólo para el servidor, no para cada dominio (porque no tiene un certificado tan amplio que son caros). Cambiar el nombre del servidor SMTP y poner el nombre público (hostname) del servidor (te lo tiene que dar el proveedor) arregla el problema. Actualización: Como muchos me estáis preguntando, y tenéis el mismo problema, os dejo cómo comprobar si el certificado de vuestro servidor de correo tiene error o no. Recordad que la clave es que al entrar en https://vuestroservidordecorreo.loquesea su certificado tiene que ser válido para esa dirección. Si no Gmail se queja (obviamente). Muchos tenéis el certificado para el servidor principal, no para el de correo. Recordad que a muchos os pasa porque el certificado de vuestro servidor de correo no está emitido para ese dominio. Comprobad para quién y hablad con vuestro proveedor.

Correo, Información Tecnica, Noticias Informáticas

Si tienes G Suite puede que tengas que actualizar Office o cambiar de cliente de correo.

/

Desde hace varias semanas, Google está avisando que sólo va a permitir conexión a sus cuentas de G Suite (y sus servicios) a través del protocolo OAuth. No se va a permitir acceso sólo a través de usuario y contraseña (lo que Google llama aplicaciones no seguras).Las fechas son: 15 de Junio 2020: no se permitirán conexiones a cuentas nuevas si no es usando OAuth. 15 de Febrero 2021: se cortará el acceso a cualquier servicio de Google que no sea por OAuth. Qué implica para los clientes. Si estáis usando aplicaciones que no usen OAuth hay que cambiar a aquellas no lo sean. Os dejamos el ejemplo para cada una. Correo. Office. Tienes que actualizar a Office 2019 o superior. O usar Office 365 (en la nube). Para G Suite se puede usar G Sync. Thunderbird u otros clientes, incluidos los clientes de MAC: tienes que conseguir la última versión, y quitar la cuenta y volver a añadirla por IMAP por OAuth. Calendario. Ya no vas a poder usar CalDav. Cambia a aplicaciones que usen OAuth. Obviamente Google recomienda sus aplicaciones.En Mac recomiendan quitar la cuenta y volver a añadirla con “conectar por Google“. Contactos. No va a permitir CardDAV y hay que usar aplicaciones con OAuth. En caso de métodos anteriores, quitar la cuenta y volver a añadirla con “conectar por Google“. Más información aquí.

Correo, Ofimatica, Soporte, Trucos

Crear y gestionar perfiles de Outlook.

/

Cuando tienes un problema en Outlook, que no puedes arreglar reparando el pst, o limpiando cache, lo más fácil de probar es crear un nuevo perfil de correo. Porque que se dañe el perfil es algo relativamente frecuente.También en el caso en que se quiera diferenciar en Outlook los perfiles ya sea porque sea 2 personas o dos empresas diferentes. Cómo crear y gestionar un perfil en Outlook. Para poder gestionar los perfiles tenemos que abrir el menú adecuado. Hay tres maneras de hacerlo: Desde el antiguo Panel de Control de Windows. Si buscamos en el cuadro de búsqueda Panel de Control, aparecerá esta opción. Lo abrimos y tenemos que buscar o “Correo” o “Mail” . Pinchamos en el que de un resultado y aparecerá el menú que buscamos. Podemos hacerlo desde Outlook entrando en Archivo>Configuración de la cuenta>Administración de Perfiles. La última opción es arrancando el administrador por comando. En el cuadro de Búsqueda de Windows o en Inicio>Ejecutar ponemos outlook.exe /manageprofiles Una vez tengamos el menú, pinchamos en Mostrar Perfiles y ahí podemos Añadir Perfil.El perfil necesita tener una cuenta de correo. La añadimos (la antigua si estamos reparando o una nueva si es para diferenciar), y tendremos un nuevo perfil creado.Justo debajo está la opción para configurar qué perfil coge Outlook a arrancar. Podemos pedir que pregunte, y entonces antes de arrancar Outlook solicitará con cual queremos iniciar, o poner uno por defecto. Aquí explicamos todo un poco con más detalle.

Correo, Soporte, Trucos

Borrar la cache de Outlook.

/

Hasta hace poco, los problemas en Outlook se resolvían básicamente escaneando y reparando el pst u ost o creando un nuevo perfil (haremos un vídeo pronto).Pero ahora Outlook también tiene diferentes tipos de caché, y estamos encontrando problemas con dichos caches. Es decir, si Outlook se comporta raro, borrar la cache de Outlook es de las primeras cosas por hacer ahora. Cómo borrar la caché de Outlook. Outlook borra la caché principal en la siguiente carpeta: %localappdata%\Microsoft\Outlook Donde %localappdata% te llevará a la carpeta Appdata de tu perfil. Ahí tienes la carpeta RoamCache, entra en esa. Para borrar la caché principal de Outlook, selecciona todos los ficheros en esta carpeta y bórralos.Nota: si quieres hacerlo con más seguridad, haz copia primero de los mismos antes de borrarlos. Pero Outlook los recrea al iniciar de nuevo el programa. Borrar esta caché suele arreglar problemas en los que Outlook se comporte de manera extraña. Por ejemplo en nuestro último caso que no mostrara correos que en la bandeja de entrada que si aparecían en la búsqueda. Borrar la caché de Autocompletado de Outlook. Ve a Archivo>Opciones>Opciones de Outlook>Correo y a la sección de Enviar mensajes.Ahí podemos o pinchar en “Vaciar lista de Autocompletado”, para vaciarlo sólo en esta ocasión, o desmarcar la casilla de “Usar la lista de Autocompletado….” (lo que lo vacía permanentemente). Esto es interesante cuando el problema surge con la lista de autocompletado (direcciones que te rellena automáticamente porque has usado antes). O porque la quieras borrar para empezar de nuevo. Esperemos que os sirva de ayuda.

Correo, Trucos

Opción Programar Envío de Gmail. Estamos encantados con ella.

/

En abril de este año, Gmail empezó a activar (selectivamente) su nueva función de Programar Envío. Cuando se nos activó, empezamos a usarla y estamos encantados con ella. Os explicamos cómo usarla. En que consiste la opción de Programar Envío de Gmail. Sencillo, la función Programar Envío te permite escribir un correo pero enviarlo otro día y a otra hora. Para los que trabajamos a todas horas, es algo muy útil. Cómo se usa. Entra en Gmail Escribe un correo como lo harías normalmente. Pon los destinatarios. En el botón de Enviar verás una flecha, pincha ahí. Se te abre un desplegable que pone Programar Envío, con el icono de una flecha y un reloj. Pincha ahí. Se te abre la siguiente ventana. Como ves ahí puedes elegir las horas que recomienda, o pinchar en Elegir fecha y hora, donde te deja escoger el día y la hora que quieras. El correo se queda en un elemento nuevo del menú de la izquierda, justo debajo de Enviados, que pone Programados. Ahí puedes entrar, ver todos los correos programados, cambiar las opciones o borrarlos. Yo trabajo por las tardes, noches y fines de semana. Y muchas veces no me gusta dar la lata a los clientes a esas horas, o incluso que sepan que lo hago (y puedan pedirme cosas). Así que redacto los correos y los programo para el día siguiente. Gran opción Gmail, bien hecho. Esto, junto con el autocompletado, han sido un acierto.

Scroll al inicio