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Google Apps: casi esencial para PYMES / nearly a must for small business

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Hoy, cuando estaba creando un perfil para una PYME en google apps me he sorprendido al ver que no había hablado de esta solución tan esencial para las pequeñas y medianas empresas. Si que lo he mencionado indirectamente, y es que casi lo doy por obvio. Recuerdo que cuando empecé mi empresa el encargado de la Felipedia me habló de un servicio de Google que proporcionaba correo de Gmail con tu dominio y las aplicaciones de Google gratuitamente. Por aquel entonces era algo casi escondido porque Google lo estaba probando para dar una alternativa a Microsoft Exchange. Hoy en día el servicio está probadísimo, y las soluciones más poderosas que las de Microsoft en muchos aspectos. Y siempre contando que es Google. ¿Y por qué digo que es Google? Porque desde que empecé hace 5 años con el servicio de correo no se me ha caído ni una vez (tengo clientes con 4-10 caídas anuales con otros proveedores) y en nuestras PYMES el correo es esencial. Porque las ventajas del correo de Google son conocidas por todos (filtro antispam, sincronización fácil con aplicaciones y dispositivos, correo web etc). Porque disponemos del Google Calendar, sincronizable en móviles y que se puede compartir con otros empleados. Algo también esencial para PYMES y mejor que el calendario de Exchange. Porque con Google Docs disponemos de ficheros en la nube y con función de colaboración (modificar documentos a la vez por varios usuarios). Y podemos poner los permisos como queramos. Podemos hasta compartir carpetas (estilo Dropbox). Porque podemos crear Formularios online para preguntar a los clientes y tener un feedback rápido. Porque la edición standard es GRATIS. 50 cuentas con 7Gb por buzón. Si crecemos, o queremos algo más potente el coste para la versión profesional es de 50$ por usuario y año. ¿Tengo que decir más? Eso si, la edición estandard no es fácil de encontrar porque Google intenta (lógicamente) proporcionar la versión de pago con una prueba de la misma gratuita pero limitada por tiempo. Para la versión gratuita pincha en la imagen o aquí. La configuración es sencilla si tienes un dominio propio y sabes algo de FTP o gestión de DNS. Si no un profesional IT puede hacerlo en 15 minutos. Today, while I was setting up a Google Apps account for a client I discovered, much to my surprise, we didn´t have an article about Google Apps in the blog. It was mentioned on some but I think we’ve got so used to this tool we take it for granted. And it’s  a must for small to medium sized business.

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Google Forms: Encuestas a sus clientes /Surveys for your clients

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Google forms es una de las aplicaciones más interesantes de Google Docs (y más aún para empresas en Google Apps). Con él podemos crear un formulario sencillo en Internet para que nuestros clientes y amigos puedan opinar sobre algún tema. Además podemos elegir entre más de 90 temas para darle un aspecto atractivo a los mismos. La creación del formulario es muy rápida y sencilla y los niveles de seguridad son más que aceptables.  En Google Apps podemos elegir que sólo miembros de nuestro dominio accedan al formulario, que sólo aquellos los que les envío el email o que sea público. Los resultados del formulario se guardan automáticamente en una hoja de cálculo de Google Dcos y nosotros podemos o ver estadísticas por defecto que muestra google, u operar luego con estos resultados en la misma hoja. Aquí se nos explica cómo crear un formulario, pero vamos a poner todos los pasos a seguir poruqe es algo más complicado: En Google Docs ir a Nuevo> Formulario o en una hoja de cálculo creada ir a Formulario>crear formulario. En ambos casos obtenemos la siguiente pantalla. Aquí podemos insertar preguntas con Añadir Elemento . También podemos elegir un tema entre los muchos que hay o Guardar. Ahora es cuando creamos la estructura de nuestro formulario. Una vez acabado, es importante guardarlo, cerrarlo y volver a abrirlo. Esto nos abrirá la hoja de cálculo detrás del formulario y arriba a la derecha podremos definir cómo queremos compartir el documento con Compartir>Configuración del uso compartido>Cambiar Las opciones son muy potentes. Uno de los “fallos de los formularios es que no podemos modificar las plantillas para poner nuestro logo y demás. Y hay muchas páginas en internet con modificaciones complicadas en el código para hacer esto. Sin embargo, es mucho más sencillo ir a Formulario> Insertar formulario en una página web para conseguir el código del iframe. Luego esto lo podremos poner en nuestra web o crear un html básico con nuestro logo. Y ya está…tenemos un formulario bonito, potente, en la nube y con opciones de acceso muy restringidas si queremos. Los resultados se irán almacenando en la hoja de cálculo y podremos verlos con Formulario>Mostrar el resumen de respuestas o directamente en nuestra hoja y usarlos para gráficas, tablas etc. Nota: Empresas como Panda usan esto para encuestas (por ejemplo al desinstalar Panda Cloud). Google Forms is one of the most unkown useful features in Google Docs. With it we can create forms and surveys quicklyto get our client’s or friend’s opinion. All results are saved in a spreadsheet and tehn shown in a very nice summary predefined by Google. We can also work on those results or use them for graphs, tables etc.It’s a very powerful tool for companies with Google Apps.

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Egobook: Hacer un libro con tu actividad en FB/ Publish a book with your FB activity

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Cada día la red social produce nuevos y sorprendentes derivados. En este caso el nombre es muy apropiado: Egobook. Este nuevo servicio te permite publicar un libro con la actividad de un usuario (tu o un amigo) durante un tiempo. El precio depende de la cantidad de páginas y para que funcione debes dar acceso a la aplicación para que vea tu perfil. Esta es una aplicación de Facebook y, según ellos, borran los datos necesarios para la creación a las 48 horas. Social networks amaze us with new services and apps nearlly every day. This one, rightly called Egobook, allows us to publish a book with the content of a users’s activity in Facebook (be it you or a friend). The price depends on the amount of pages and the leanguage can be selected. You have to allow the app access to your profile but the conditions of use specify the requiered data will only be stored on their servers for 48 hours.

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Google Page Speed

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Google vuelve a ayudarnos, en este caso a los que gestionamos páginas webs. Es una página web en la que de una manera sencilla (sólo hay que añadir la URL que queremos comprobar) Google hace unas pruebas a nuestra web. Después nos da una puntuación sobre 100 y nos da unos consejos estructurados por niveles de prioridad. Los consejos nos dicen claramente las mejoras que pueden ocasionar los cambios (sencillos) que sugieren. La verdad es que es algo que nos va a facilitar la vida a los que llevamos páginas web. Actualización: Ahora con extensión para Firefox y Chrome. Google has come to our aid again: on this occasion to all Web masters. Google Page Speed checks a web page we submint and runs some tests on it.It then gives us a score out of 100 and  small report classified by levels of severity. On each level we get an indea of how to solve the problem and what kind of improvement it would allow. This is a very easy way to improve all our web pages so thanks from us web managers. Update: Now you’ve got an extension for Chrome and Firefox.

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Colaborar en Excel (2003,2007 & 2010)

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Parece mentira lo que da un fichero con celdas, filas y columnas. Pero la verdad es que lo usamos para muchas cosas. Y, hasta hace poco, si lo usábamos en una empresa,  nos encontrábamos con el mensaje “el usuario xxx tiene abierto el fichero, ¿quiere abrirlo en modo lectura?” (o algo parecido). Luego vino Google e introdujo la maravillosa opción de usar, en los excel de Google Docs, el mismo fichero a la vez. Pero no era muy compatible con Office. Después ideó Cloud Connect con el que podemos trabajar desde nuestro Office del ordenador y guardar el documento en la nube, colaborando entre varios. Pero Office no se ha quedado atrás y desde el 2003 (mejorado en el 2007) permite compartir un ficehro de Excel entre varios usuarios.  Esto, si lo unimos con un disco WebDav (en Internet tipo Dropbox o similar) o un servidor remoto se vuelve una opción muy interesante para colaborar. Pinchando en la imagen os lleva al documento de Office sobre cómo habilitarlo (ENG) en 2007, aquí en 2010. En 2003 we a Herramientas>Compartir>Libro. Eso si, unas notas 1) No es compatible entre versiones. 2) En 2003 yo no me fiaría mucho 3) Si sale un aviso antes hay que quitar una opción en Opciones de Office, Privacidad (te lo indica). 4) Siempre tener una copia de seguridad del fichero…no me fiaría 100% porque en Internet hay gente con problemas de perder datos (Google parece que ha trabajado más sobre eso).  5) En el documento al que enlaza la imagen se ve que estos libros no admiten ciertas funciones. It is amazing how a file which consists of simple cells with rows and columns can be so useful and used for so many purposes. However, it did have a major drawback: sharing files. Once you worked in an enterprise environment you found yourself with messages like “file has been opened by xxx, do you want to open it a read only?”. Then google offered us the chance to modify excel files on their Google Docs by several users at the same time. But it wasn´t really very compatible with Office. Then they solved this with Google Cloud Connect. Microsft has been working on this too and, since the 2003 version they offer to share workbooks. On Office 2003 go to  Tools > Share > Workbook on 2010  check this and for 2007 click on the image above. This allows us to modify a workbook by several users at the same time. However: 1) It is not compatible between versions, 2) I wouldn´t use it much in 2003, 3) You might get a warning whne trying to share in 2007, follow the steps to remove some privete data option, 4) Backup your data…there are complains about loosing some changes. And do tests before using it for production. 5) You can check, clicking on the image, that some funcitions are not available on these workbooks.

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Google Sync: Sincroniza Calendario, Contactos y Gmail

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La mayoría de los smartphones tienen sincronización con Google automática. Sin embargo, podemos tener varias cuentas o incluso cuentas de empresa (Google Apps). En este caso, puede interesarnos usar este programa de Googe Sync. Es muy fácil, accedemos a la dirección http://m.google.com/sync/ en el móvil y descargamos la aplicación. Después, sólo hace falta configurar la cuenta (si es de Apps decirle el dominio) y marcar lo que queramos sincronizar. Most smartphones have automatic synchronisation now on their systems. However, we might have more than one account or an Enterprise Google Apps account. In such cases we need to use this application called Google Sync. Just download it from http://m.google.com/sync and then set up your account (you need to specify the domain if its an Apps account). Choose what you want to synchronize and you are up and running!

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Google maps para móviles

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Creo que esta es una de las aplicaciones que todo móvil debería tener. A mi personalmente me ha salvado de perderme en varias ocasiones (desde visitas a clientes hasta reuniones con amigos). De hecho en un cambio de planes en el metro (me llamaron) pude ver en google maps dónde estaba, la parada a la que debía ir y elegir el cambio de trayecto. Para el que no sepa cómo funciona Google Maps te muestra, en el ordenador, un mapa de la dirección a la que quieres ir, la mejor vía por coche, andando,transporte público y lugares cercanos. Además, puede usarse en conjunción con programas de running (y con Google Earth) para mostrar rutas que hemos hecho mientras hacíamos ejercicio. Pero además, con los móviles es capaz de identificar tu localización con un error pequeño (unos cuantos metros. Por lo tanto puedes usarlo como GPS aunque tu móvil no tenga esta función (necesita tarifa de datos).  Ahora además te dice las paradas de transporte público, cuanto tardan en llegar los autobuses, sitios y tiendas cercanos, horarios…buff. Para descargarlo desde el móvil hay que ir a m.google.es/maps Google Maps Mobile is one of those apps everyone should have on their smartphone. It has saved me more than once from getting lost while going to a client. Google Maps is an application which shows you how to get to places 8both by car, walking or public transport), shops near your location and time taken. On your mobile phone it goes a bit further and can use the network to find your location with a small error (a few meters) which allows you to use it as a GPS even if the phone doesn´t have that function.  it is now able to give you the nearby public transport facilities and even when the next bus will arrive. To download it from your mobile phone go to: m.google.es/maps

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¿Cuánto queda para el autobús?

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Article only in Spanish (it affects pnly Spanish cities). Hace un tiempo hablamos sobre la aplicación para móviles de la EMT . He de decir que prometía mucho pero que, por lo menos para la BB, no daba mucha información y no funcionaba casi nada (a lo mejor lo han actualizado). El caso es que después de tenerlo unos meses en el móvil lo borramos (espero que mejore para volver a instalarlo). Pero lo idea es buena, así que hemos buscado otras opciones. TuBus es una aplicación Web (hTML5), por lo tanto accesible desde muchos dispositivos desde el navegador, y disponible para 11 ciudades españolas. Desde un ordenador tenemos que indicarle la localización o parada de autobús, o mirar una línea determinada. Sin embargo, desde un dispositivo móvil la web solicita permiso para determinar tu ubicación y decidir qué paradas tienes más cercanas, a qué distancia y cuánto tardará en llegar el próximo autobús.  Vamos un canditado para ponerlo en favoritos. Otra opción es Urban Step . En este caso sí que es una aplcación para el móvil tanto Blackberry, como Android e iOS (Apple) . En este caso tendréis que instalar la aplicación para la ciudad elegida. Con el código numérico de cada marquesina os  permite ver cuando llegará el próximo autobús. Además podremos salvar a favoritos las paradas. Estas opciones son muy buenas…aunque parece que Google empieza a darse cuenta y su Google Maps Mobile (del que hablaremos pronto) ya tiene esa opción en algunos países.  Con una aplicación que engloba todo es difícil competir. Aunque es verdad que tarda mucho más que las anteriores (hay que cargar más datos e irte a la parada). ¡ Nunca más llegues tarde (o al menos búscate una excusa mejor ! jejejeje

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Zentyal: Servidor fácil en Linux / Linux server made easy

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Zentyal es una gran idea. Es una distribución de Linux (atualmente Ubuntu 10.04 que es la estable de Ubuntu) pero modificada para que la instalación y gestión de servicios de servidor sea lo más sencilla posible. Zentyal dispone de un menu de instalación muy sencillo. Después, no es necesario saber complejos comandos de Linux para instalar y configurar un servidor Web, una VPN o un servidor de archivos. Sólo elegir del menu (accesible vía web) lo que queremos y el programa lo instalará y configurará. La verdad es que han conseguido un equilibrio muy bueno entre sencillez y adaptabilidad. Por cierto, aunque no seas una empresa crear una VPN es buenísimo para acceder a tu ordenador en remoto. En resumen, Zentyal te permite instalar un servidor con lo que necesitemos sin tener mas que unas nociones básicas de informática (términos). Para el usuario experimentado le quita las horas (GRACIAS!) de modificar ficheros de configuración. Todavía me acuerdo las horas que he perdido configurando servidores ldap y esto lo hace en dos clics 🙁 Zentyal is a great idea. It’s a linux distribution (right now it’s an Ubuntu 10.04 which is the latest stable realease) which has been tweaked to allow easy installation, configuration and management of all services in a server. Once you install the CD, it asks for the services you want your server to have. Once chosen, Zentyal installs and sets up all the files you need. Then you can use an easy web access to manage the server. It’s amazing how easy it is. I still remmeber the ours I used to spend setting up an LDAP server or a VPN, and it’s literally 2 clics with Zentyal. A perfecto solution for small business or individuals who want to set up a VPN server to store files (films or access their home computer) or a web server.

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Wamp Server: Aplicaciones Web en tu ordenador / Web apps. on your PC

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Wamp Server es una aplicación para Windows que usamos muchos de los que tratamos con páginas web. En esencia te permite montar un servidor Web en tu ordenador y ejecutar cualquier página como si estuviera en Internet. Esto es muy útil para realizar las pruebas en entornos controlados, antes de “subir” cambios a los servidores de producción. En informática las pruebas nunca son suficientes.  También nos permite diseñar las páginas web en tu ordenador sin necesidad de estar conectado a Internet o sin el retardo de trabajar en la red. Pero otro uso del que puede aprovechar el usuario medio es montar un pequeño servidor en su casa. Cada día más aplicaciones son del tipo “web” y hay muchas que podrían ser útiles en una oficina (programa de finanzas compartido en toda la oficina o un CRM o Intranet) o en casa (servidores multimedia, agendas etc). Además, si tenemos algún conocimiento y ganas de montar una web pero poco dinero, lo podemos hacer de manera barata con un ordenador y este servidor conectándolo al exterior. El uso es muy sencillo, instalarlo, ejecutarlo y poner las aplicaciones web en un directorio en c:wampwww  Para acceder a ellas vamos al navegador y ponemos http:\localhosteldirectorio o http:\127.0.0.1eldirectorio  (en Vista sólo funciona la segunda). Wamp Server is a very package for web developers. It emulates a web server on our windows computer and allows us to work on a Web page as if it where on the internet. This is great for making tests before we upload the changes to a production server or to work on web pages without the time lag of servers on the Internet. However, it is not only useful for designers, any user can benefit form this server. There are more and more web applications out there and some might come handy for an office (financila software shared in the office or  a CRM or an Intranet) or a house (multimedia web servers for films or web agenda). If someone is proficient enough, he can install a cheap internet server conecting his computer to the Internet. Wam Server is very easy to use, just install the program, run it and copy any web app to a folder under c:wampwww  , then run it on the browser with http:\localhostfolder or http:\127.0.0.1folder (on Vista only the second works).

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