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Correo, Ofimatica

Hoy en día mejor IMAP que POP3

IMAP y POP3 son dos protocolos que se pueden usar (amén de otros) en tu ordenador para ver los correos almacenados en un servidor.  La principal diferencia entre ambos es que POP3 descarga los correos en el ordenador, mientras que en IMAP los correos nos se descarga, estamos viendo directamente el servidor. Durante mucho tiempo POP ha sido la elección de muchos (incluidos nosotros) aunque esto está cambiando, según vemos en las necesidades del día a día de los clientes. POP tenía una ventaja obvia ya que descargaba los correos en el ordenador (teníamos una copia) y nos permitía leerlos sin conexión. Ahora, según vamos accediendo a Internet con muchos dispositivos  al POP le vemos varios fallos: Descargas los correos si, pero en la configuración por defecto de Outlook los quita del servidor, con lo que no podemos verlos desde ningún otro ordenador o dispositivo. Y al tener una sola copia si se nos estropea el ordenador….prefiero susto :-S Si lo configuramos para que deje una copia en el servidor hemos descubierto que, en realidad, por más que la teoría afirme que lo hace, no borra los correos eliminados. Por lo tanto cuando configuramos la cuenta en un ordenador se nos vuelven a descargar todos los correos desde un principio. Además, se me llena el buzón con posteriores problemas de no poder recibir o enviar. En muchas versiones de Outlook la etiqueta que marca el correo como leído no funciona bien y da problemas al acceder con otros dispositivos, con lo que en muchas ocasiones recibo correos duplicados. Esto es un fallo que hemos visto mucho. Microsoft propone muchas soluciones como actualizar los service pack que no suelen funcionar. La sincronización con dispositivos móviles, el fijo, el portatil etc da muchos problemas. Si lo borro en un dispositivo no me llega al otro o casos en que aunque lo borre me llega a los dos. Por todas estas razones ahora solemos recomendar (y muchos como Gmail lo prefieren también) elegir el formato IMAP. Ventajas: En general (salvo para algún producto de Outlook (van algo retrasados), suele ser más rápido porque sólo descarga los encabezados. Vemos todas las carpetas del servidor, por ejemplo vemos también la de correo spam, las etiquetas de gmail, carpetas creadas por nosotros. Y esto en todos los dispositivos. Al trabajar directamente sobre el servidor cada dispositivo ve lo mismo, se borran bien los correos y se sincroniza todo de manera adecuada. Como fallo diremos que no tenemos copia real en ningún ordenador pero eso se arregla configurando pop3 en un ordenador el resto de los dispositivos con imap, o haciendo copia de los correos de alguna otra manera. Hay gente que tampoco le gusta que crea un bloque de carpetas por cuenta y no cuelga todo de la misma bandeja de entrada como en POP3 pero eso depende del programa y yo además lo prefiero. Por lo tanto, os recomendamos usar IMAP en la mayoría de los dispositivos móviles, y para copia de seguridad POP3 en uno (el fijo por ejemplo).

Ofimatica, PDF, Trucos

Editar pdf sin Acrobar Writer /Edit pdf without Acrobat Writer

Existen muchas opciones gratuitas para editar pdf. Pero realmente este formato no está pensado para la edición, sino para la presentación. Así que realmente no funcionan muy bien. El factor que determina más la solución a usar es la cantidad de maquetación, imágenes etc, cuanto más haya peor se edita. Hemos probado muchas opciones y ninguna nos convencía demasiado, ni siquiera el pasarlo a Word. Hoy hemos probado la alternativa del plugin  Oracle Import Extension para LibreOffice u OpenOffice. No sólo puedes importar pdfs en tu aplicación Ofimática y editarlos como si fuera cualquier otro documento (los cambios de formato son mínimos), sino que además te permite grabarlo en un formato pdf híbrido que es visible en cualquier visor de pdf pero también editable posteriormente. Los mejores resultados que hemos visto en la edición de pdfs de la manera más sencilla. There are loads of free pdf editing applications, and many more if you pay. We’ve tried a lot of them and none give good results, not even the ones which change the pdf to Word. The accuracy of the transformation into editing mode depends on the number of images and boxes on the document. And this really is because pdf is not an editable format, it was meant to be a final version format for presentations. However today we’ve tried Oracle Pdf Import extension which works  with Libre Office or Open Office  . It is simple and very efficient, the best results we’ve seen so far. Once installed you not only can import pdf and edit them as normal documents (with little or no change in format) but you can then save the document in a hybrid pdf format which can be viewed on any pdf viewer and then modified at will.

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Archivo winmail.dat en correo / winmail.dat e-mail attachment

Hemos decidido que vamos a ir poniendo en el blog más soluciones encontradas en casos reales de nuestros clientes. Nunca sabemos cuando alguien más lo necesitará. Si envías un correo desde Outlook y tus destinatarios se quejan de que sólo han recibido un fichero adjunto llamado winmail.dat, es debido al formato en que has enviado el mensaje (tranquilo no es un virus). Seguramente tienes la configuración de Outlook puesta para rtf y hay programas que no pueden leer este formato, así que sólo ven el winmail.dat y no los adjuntos etc. Para resolver este problema hay lectores de rtf gratuitos, y los clientes pueden cambiar su cliente de correo. Pero siempre es más sencillo cambiar el formato en el que envías tus correos a html o texto sin formato. Para ello sigue vete a Herramientas, Opciones, Formato de Correo. We’ve decided to publish more articles about real solutions we discover when solving client’s problems. They might come handy to other readers. Today we write about a strange e-mail behaviour. If you are writting an email and send it from Oulook your recipients might complain that they only receive an attachment called winmail.dat. Don’t worry it’s not a virus. It’s probably due to your email being set up in rtf format which some other email readers can decipher. Just change your format to html or plain text going to Tools, Options, Email Format.

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SyncDocs: Sincroniza tus documentos /Syncronize your documents

Nos vamos a tener que acostumbrar a tener los documentos sincronizados en la nube. No sólo porque queremos acceder a ellos desde varios dispositivos en diferentes lugares, sino porque así tenemos una copia de nuestros documentos. Una de las soluciones que la gente prefiere es Dropbox, y es una maravilla. Pero la gente también acaba cansada de tener cuentas en tantos sitios. Google aprovecha esto y, junto a esta herramienta Syncdocs, permite sincronizar una carpeta de tu ordenador con Google Docs y vicecersa. De esta manera usamos la capacidad de la nube de Google Docs como sitio para guardar documentos accesibles desde diversos lugares y además como sitio para tener copia de los mismos. Ahora mismo hay una versión gratuíta aunque dicen que en un futuro existirá una versión de pago con más opciones. Entre otras cosas también se puede colaborar  online etc. We have to get used to sync. our documents with cloud apps. Not only because we can access them through various devices, but also because we then have a backup of all our data. A fantastic option to use is Dropbox, which allows us to have them on any OS. However many people don´t like to register on too many services. Google tries to help us with this allowing us to use Google Docs to sync. our documents. With SyncDocs we can choose a folder on our PC and have it synchronized (with all it’s structure) with Google Docs. We’ll have a way to access them from anywhere and a backup of our data. No matter which file or format. There is a free version and, apparently, there will be a payed version with additional features (I suppose the collaborating options of Docs).

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Chrome: Sincroniza marcadores entre PCs /Sync. bookmarks between PCs

Hoy en día trabajamos con muchos dispositivos. El ordenador del trabajo, el de casa (a veces varios) móviles etc. Y el uso de marcadores (favoritos) se puede volver algo caótico. Los navegadores resuelven esto de manera sencilla, hablaremos hoy de Chrome (porque lo usamos,  lo recomendamos y lo hace de manera muy sencilla). La sincronización de datos en Chrome es sencilla pero no está habilitada por defecto.  Para hacerlo hay que ir a la llave inglesa (arriba a la derecha), pinchar en Opciones, Cosas Personales. La primera opción es sincronizar. Si pinchamos nos pedirá que pongamos el nombre y la contraseña, y después qué datos queremos sincronizar (podemos hacer marcadores, aplicaciones, autocompletado, y muchos otros). Una vez seleccionado, esta opción sube los marcadores a nuestra cuenta de Google Docs (cifrado), y lo sincronizará con cualquier navegador Chrome en el que habilitemos esta opción.  Más información aquí. Esto hace la vida mucho más fácil y es multiplataforma. Nowadays we all tend to use the Internet of various devices: work computer, home PC, smartphones, tablets and so on. Once you’ve done this for a while, you’ll find your bookmarks tend to become chaos. Web browsers help you with this taks. Some do so with apps, Chrome does it very easily. This is how. Go to the wrench (top right hand corner), then Options, Personal Stuff and you will see the first option is Set up Sync. Just enter your username and password and which personal data you want to syncronize. DO so on all computers and you’ll be fully synced. As easy as that. And works on most OS. More information here.

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Google Calendar: Colores en los eventos

Hace unos días Google ha añadido unos cambios en su calendario: los colores en los eventos.  Este es un tema que la gente viene pidiendo desde hace tiempo y la verdad es que lo han solventado bien. Dentro de la edición de eventos te permite cambiar el color predeterminado de ese evento (para darle importancia, saber que es personal etc). Lo bueno de este cambio es que, en principio, sólo lo ves tu, no aquellas personas con permiso para ver el calendario (sólo los que tengan permiso para ver y manejar el uso compartido). De esta manera tenemos una forma más de clasificar nuestros eventos. PD: Por cierto que Google ha aumentado el número de contactos que podemos almacenar en Gmail. This new feature Google has added to its calendar is one that was being requested by many, and it has been done nicely too. Google now allows us to change the color of an event form our normal calendar colour to one of our choosing in Edit event details. The good thing is that this change is only seen by us (and those with TOTAL access to our calendar) but not by those who only see our events. So it is a nice way of managing our own weekly events. PD: Google has also increased the number of contacts allowed in Gmail.

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Mikogo: Reuniones Online / Online meetings

Hace unos días recibimos un email (últimamente recibimos bastantes) sugeriendo que evaluásemos esta herramienta como herramienta de soporte. En estos momentos para Windows y Mac (la versión linux está en beta testing, nosotros nos hemos ofrecido como testers). Totalmente gratis claro. Pues bien, como herramienta de soporte (nuestra principal actividad) no me convence demasiado. Eso si, pienso que es una solución muy buena para reuniones online. Y me explico con el funcionamiento de la aplicación. Mikogo requiere que una de las personas (el organizador de la reunión) se de de alta (gratuita y sencilla con email) en la web. Una vez realizado el proceso te descargas el programa y este se instala en tu barra de tareas (icono al reinicio pero es fácilmente configurable para que no inicie con Mikogo en las opciones). Desde ahí se puede iniciar una sesión, programar una, unirse etc. El menú de configuraciones permite poner siempre el mismo nombre de sesión, configurar el arranque al inicio y otras opciones básicas pero más que suficientes para las necesidades del programa. Una vez hayamos iniciado una sesión, cualquier usuario puede unirse a ella desde la web en el botón conectarse o, si tiene el programa en el ordenador, desde la opción unirse a una sesión. Tienen unos minutos (15 creo) para ello. Esto es algo muy sencillo si nos tenemos que reunir con usuarios que no tienen conocimientos informáticos: sólo tienen que entrar en la web, pinchar en conectarse, introducir el código de reunión y su nombre. Un pequeño inconveniente aquí es que al hacerlo les descargar un programa que tienen que descargarse. Eso puede echar atrás a alguno (pero no lo veo muy problemático). Con el botón derecho en el icono, una vez iniciada la sesión, se nos depliegan muchas otras opciones que hacen de Mikogo algo interesante. Tenemos desde las opciones de ver quién está conectado, cambiar el presentador (la pantalla que vemos), cambiar el monitor (para múltiples monitores), grabar la sesión (muy interesante) y dos a explicar aparte. Por un lado la pizarra. Esto nos permite escribir, subrayar y hacer dibujos en nuestra pantalla que los demás verán. Es algo interesante para las reuniones o dar clases online. Por otro el control remoto:  En este caso me parece meramente anecdótico porque cuando inicias la sesión (el técnico) y el cliente se añade, sólo puedes conectarte al que inicia la sesión. Para hacerlo de manera inversa hay que cambiar al organizador (que este sea el cliente) y pedirle la conexión. Algo complejo. Y evidentemente no voy a pedir a mis clientes que se registren en una web para una conexión eventual. Eso si, según estaba probando el programa, creo que es una opción realmente interesante para aquellos que quieran hacer reuniones remotas con clientes o clases (academias etc) a distancia. Me ha gustado mucho. Tienen también un blog aquí: http://www.mikogo.com/blog/ Some days ago we received an email (we receive quite a few) suggesting we reviewed this application for remote support. We’ve don´t really like it as a remote support tool, but it is a good option for online meetings. It is available for Windows and Mac (Linux is in beta testing which we have signed for). It’s free, of course. If you want to start a session in Mikogo (for whatever the reason) you have to register (fast and just needs an email). Once registered you can donwload the program which will install itself. The default settings sets it up as an app. to start at windows startup but this is easily changed on the settings.

Ofimatica, Trucos

Recuperar datos en Word / Recover data in Word

Hoy recuperando un fichero de Word para un cliente nos hemos dado cuenta que la mayoría de la gente no conoce estas opciones (y es que están casi escondidas). Ahí van algunas (probadlas en orden). Maneras de recuperar un fichero en Word: Primera: Abre Word, vete a Archivo (o símbolo de Office), Abrir. Navega hasta el fichero, pincha una vez encima hasta que se ilumine y luego, al lado del botón de abrir veréis una flecha.Pinchad en la flecha y luego en “Abrir y reparar“. Segundo:  En ciertas ocasiones esto no recupera el fichero (porque esté dañado severamente). En ese caso volved a hacer los mismos pasos (archivo>abrir y luego en Tipo de archivo  elegid “Recuperar texto de cualquier archivo (*.*)“. En este caso intentará salvar al menos el texto que teníamos y funciona en otros tipos de fichero también. Today, while recovering a file for a client I realized most people don´t know about these options (they are hidden on the Office suite). So here are some  options to recover a Word file: Go to File (or Office ribbon), open, and browse for you file. Click once on it and you’ll see a little arrow beside the open button. Click on it and then on Open and repair. Sometimes the file is so damaged we won´t be able to recover it, but we can extract text. Go again to File (or Office ribbon), open and the on File type click on the arrow and select “Recover Text from any file (*.*)” This will recover any text it finds and will work on other types of files too.

Ofimatica, PDF, Programas

Convertir pdf a Word / Convert pdf to Word

Por una pregunta de un cliente ayer nos planteamos ¿es posible una buena conversión del formato pdf a Word? Si, con salvedades. Expliquemos: Es importante el origen del documento pdf y su modo de creación. Si el documento ha sido convertido desde un formato de escritura digital es posible conseguir un documento editable muy parecido al original. Si el documento viene de un escaneado se necesita un programa OCR (reconocimiento de caracteres) y eso no lo hacen todos. Pero en general podremos conseguir conversiones bastante aceptables sin llegar a ser un 100%. Aquí van algunos ejemplos de los programas que dan mejores resultados:  Free PDF to word Converter de Smartsoft  es uno de los programas de escritorio que mejor resultados da. Es muy sencillo y fácil de usar. No tiene OCR  y crea los textos e imágenes en capas (atento si no ves lo que buscas, puede estar en una capa inferior). Da buenos resultados aunque no 100% correctos en las pruebas realizadas   La extensión  pdf de OpenOffice permite abrir los pdf en el Draw de OpenOffice (no en el procesador de textos). Eso quiere decir que para editar textos es alto engorroso, sobre todo en documentos grandes. Pero da buenos resultados. Herramientas online:  No suelo ser muy dado a usar herramientas online en estos casos porque trato con documentos de empresa y no quiero que estén en los servidores de nadie. Pero es verdad que en estos casos suelen dar mejores resultados. Si no os importa la privacidad aquí van algunos:  Esta web, ahora con aplicación de escritorio para Windows, permite usar los servidores de Nuance para convertir los pdf a varios formatos. Dispone de tecnología OCR por lo que los resultados son muy buenos incluso con documentos escaneados. PDF ONLINE:  Otra web que da muy buenos resultados y no necesita ni registrarse ni mandar email. If you want to convert Pdf to word this article explains everything in detail with comparisons on the programs and reviews. Really worth a reading.

Correo, Internet, Ofimatica, Sistemas, Smartphones

Google Apps: casi esencial para PYMES / nearly a must for small business

Hoy, cuando estaba creando un perfil para una PYME en google apps me he sorprendido al ver que no había hablado de esta solución tan esencial para las pequeñas y medianas empresas. Si que lo he mencionado indirectamente, y es que casi lo doy por obvio. Recuerdo que cuando empecé mi empresa el encargado de la Felipedia me habló de un servicio de Google que proporcionaba correo de Gmail con tu dominio y las aplicaciones de Google gratuitamente. Por aquel entonces era algo casi escondido porque Google lo estaba probando para dar una alternativa a Microsoft Exchange. Hoy en día el servicio está probadísimo, y las soluciones más poderosas que las de Microsoft en muchos aspectos. Y siempre contando que es Google. ¿Y por qué digo que es Google? Porque desde que empecé hace 5 años con el servicio de correo no se me ha caído ni una vez (tengo clientes con 4-10 caídas anuales con otros proveedores) y en nuestras PYMES el correo es esencial. Porque las ventajas del correo de Google son conocidas por todos (filtro antispam, sincronización fácil con aplicaciones y dispositivos, correo web etc). Porque disponemos del Google Calendar, sincronizable en móviles y que se puede compartir con otros empleados. Algo también esencial para PYMES y mejor que el calendario de Exchange. Porque con Google Docs disponemos de ficheros en la nube y con función de colaboración (modificar documentos a la vez por varios usuarios). Y podemos poner los permisos como queramos. Podemos hasta compartir carpetas (estilo Dropbox). Porque podemos crear Formularios online para preguntar a los clientes y tener un feedback rápido. Porque la edición standard es GRATIS. 50 cuentas con 7Gb por buzón. Si crecemos, o queremos algo más potente el coste para la versión profesional es de 50$ por usuario y año. ¿Tengo que decir más? Eso si, la edición estandard no es fácil de encontrar porque Google intenta (lógicamente) proporcionar la versión de pago con una prueba de la misma gratuita pero limitada por tiempo. Para la versión gratuita pincha en la imagen o aquí. La configuración es sencilla si tienes un dominio propio y sabes algo de FTP o gestión de DNS. Si no un profesional IT puede hacerlo en 15 minutos. Today, while I was setting up a Google Apps account for a client I discovered, much to my surprise, we didn´t have an article about Google Apps in the blog. It was mentioned on some but I think we’ve got so used to this tool we take it for granted. And it’s  a must for small to medium sized business.

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