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Ofimatica, Seguridad, Soporte, Trucos

Activar el Historial de Archivos como copia de seguridad. Versiones.

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Windows 7, incluyó un sistema basado en el Shadow Copy de Windows Server 2003, que posteriormente Windows 8 y 8.1 ha mejorado: El Historial de Archivos. Visto el problema de los virus ransomware, y sabiendo que los discos duros tienen ahora muchísima capacidad y son económicos, puede ser una buena idea tener activada esta función como copia de seguridad de tus ficheros. Incluso aunque sólo sea porque queramos recuperar una versión anterior a una modificación accidental. El sistema lo que hace es guardar versiones anteriores de tus archivos en una unidad de tu elección. Por lo tanto si haces modificaciones a tus ficheros ayer, hoy y mañana, mañana podrías recuperar cualquier versión. Como veis es muy útil. Lo primero que tienes que hacer es elegir la unidad donde quieres guardar las versiones. Por defecto viene la unidad externa que tengas. Esta puede ser una unidad USB, otro disco en tu equipo o una unidad de red. Para seleccionarla tienes que buscar en la lupa Configuración del Historial de archivos y después haz clic en Configuración del Historial de archivos. Pulsa en Selecciona una unidad y elige la unidad de red o externa que quieres usar. Puedes activar el Historial de archivos desde ahí o desde Panel de Control”, “Sistemas y Seguridad” e “Historial de Archivos”. Con darle a “Activar” ya se pone a trabajar. Nota: El Historial de archivos solo realiza copias de seguridad de los archivos que están en las carpetas Documentos, Música, Imágenes, Vídeos y Escritorio y de los archivos de OneDrive disponibles sin conexión en el PC. Si quieres hacer copias de seguridad de archivos o carpetas que están en otra ubicación, puedes agregarlos a una de estas carpetas. Cómo restaurar archivos con el Historial de Archivos. Es sencillo y tienes varias maneras: -buscas con la lupa restaurar archivos y pones el nombre del archivo a restaurar después de seleccionar Restaurar los archivos con Historial de archivos.  – Pinchas en el archivo y luego eliges el botón del reloj en la barra de tareas. Desde cualquiera de esas formas verás las versiones anteriores del archivo y podrás elegir dónde restaurarlas. Dentro de las opciones de la herramienta podréis poner la frecuencia con la que se hacen las versiones (por defecto cada hora), el tamaño de la memoria caché, cuanto tiempo se guardan etc. Más información aquí y aquí. Una opción más de copia de seguridad que en equipos modernos no ralentiza demasiado y siempre es buena idea tener activado POR SI ACASO.  

Ofimatica, Soporte

Documentos de Office se abren en modo sólo lectura

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La semana pasad tuvimos un cliente con un problema con Power Point. Todos los ficheros que abría de este tipo se le habrían en modo lectura. No así el resto (Word, Excel etc). Por lo que hemos visto es un fallo raro que puede ocurrir con cualquiera de los programas de Office. La solución es la siguiente: Hay que crear un documento .reg para modificar/crear una entrada en el registro. El fichero llámalo como quieras (lectura.reg por ejemplo) y que contenga lo siguiente. Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Modules\GlobalSettings\Sizer] “PreviewPaneSizer”=hex:45,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,0c,02,00,00 Guarda el archivo y haz una copia de seguridad de tu registro. Haz doble click en él y te pedirá permiso para combinarlo. Dile que si. Después deberías poder abrir los documentos con permisos de escritura.

Gráficos y Fotografía, Mac, Ofimatica

No puedes abrir tu fototeca con esta versión de iPhoto. iPhoto no abre

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Ayer tuvimos un cliente con este error, no había manera de abrir iPhoto, decía que “no puedes abrir tu librería con esta versión de iPhoto” y  “se hicieron modificaciones con una versión más reciente, y que el programa no puede abrir tu biblioteca“.Os dejamos la solución. Antes de nada haz una copia de tu biblioteca si sabes y actualiza todo lo que puedas de software desde el Mac Store. Prueba de nuevo a abrir iPhoto…puede que se solucione. Lo siguiente es intentar usar las herramientas que deja iPhoto para reparar la fototeca. Para entrar en ese modo de reparación debes pulsar las teclas CMD+ALT(opción) al hacer doble click en el icono de iPhoto. Tiene que aparecer un menú como el de la foto. Puedes probar las opciones de reconstruir. Pero lo que seguramente vas a tener que hacer es dar a la opción de “Reparar base de datos “. Tardará unos segundos pero verás que después puedes abrirlo. Si aún así no puedes puedes intentar con este otro software. Hay usuarios que lo recomiendan pero nosotros no lo hemos probado (lo anterior nos funcionó).      

Ofimatica, PDF, Soporte, Trucos

Algunos PDF no se imprimen y no están protegidos contra impresión

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El otro día tuvimos este problema con un cliente y lo ponemos por si a alguien le ha pasado para que no se rompa la cabeza (como hicimos nosotros). Obviamente este error puede deberse a muchos síntomas. El problema era que algunos pdf se imprimían en el ordenador del cliente y otros no. Sin parecer que hubiera nada relacionado. El resto de documentos se imprimían bien y esos pdf en nuestros ordenadores no tenían problema. Al final tras mucho probar, era una opción en la configuración de la impresora (en este caso una Kyocera 2550 KX pero puede pasar en otros porque hemos visto la opción en alguna más). Estaba marcada la opción “Elegir origen del papel por tamaño de la página PDF” y hay que desmarcarla.

Ofimatica, Trucos

F.lux: ajusta el color de tu pantalla a la hora del día

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Hace unos días os hablamos de lo dañino que es para las horas de sueño y para la vista el leer con la pantalla de la tablet o del móvil como viene por defecto. Las pantallas están diseñadas para máximo brillo, pero por la tarde el cuerpo no está preparado para eso, y los colores azules suelen afectar a los ritmos de sueño además de dañar la vista. Si queréis evitar eso en el ordenador tenéis F.lux en https://justgetflux.com/ Disponible para Windows, Linux y Mac, el programa ajusta los colores de la pantalla según la hora del día y, por lo tanto, según la luz externa. Una buena manera de ahorrarse estrés ocular, dolores de cabeza y falta de sueño.  

Ofimatica, Trucos

Truco: Cambiar la plantilla por defecto en Microsoft Word

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Hay gente que siempre escribe documentos con un tipo de letra determinado, con un pie de página o una cabecera, añadiendo una firma, un logo, una marca de agua o con márgenes especiales. Por ejemplo en las empresas para seguir un esquema corporativo. Es un coñazo, hacer todos estos cambios cada vez que abrimos Word. Mucha gente lo que hace es crearse una “plantilla” que no es mas que un documento Word del estilo “pagina de empresa”. El problema de eso (os habrá pasado) es que muchas veces se te olvida y sobreescribes la plantilla, además de que tienes que abrirlo cada vez. Os vamos a explicar como hacerlo de una manera más lógica, modificar la plantilla Normal de WordPress, la que abre cada vez que se ejecuta. Así tendrás tu página personalizada como quieres. Para ello tienes que ir a abrir, como si abrieras un documento, y subir con el scroll hasta arriba del todo en la columna izquierda. Verás una opción que pone Plantillas. Debería aparecer la plantilla Normal, si no  elige en el desplegable “Todos los documentos” por si tienes algún filtro. Abre la plantilla Normal. Te recomiendo que antes hagas una copia de seguridad (guárdala primero con otro nombre como Normalvieja y vuelve a abrir la Normal). Haz los cambios que necesites y guárdalos. Estarás sobreescribiendo la plantilla  Normal que es la que abre Word. Si cierras y abres Word ahora verás que ya tienes tu página personalizada como quieres, con tu pie, tu marca de agua o lo que necesites. Un buen truco, os dejo un vídeo en inglés explicando cómo hacerlo.

Correo, Ofimatica, Trucos

Thunderbird: cambiar entre firmas o elegir cuando se inserta manualmente

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Hace unos días un cliente nos pidió que no quería que su firma de Thunderbird apareciera automáticamente, quería ser capaz de elegir cuando la ponía y cuando no. Es decir que por defecto no apareciera, y pudiera insertarla cuando quisiera. No se puede. Thunderbird es básico en eso y no deja por defecto. Lo maravilloso de Thunderbird es que permite extender muchísimo lo que se puede hacer o no a través de los complementos. Hoy os dejamos uno de ellos que te permite poner varias firmas y cambiar entre ellas con un simple clic, y además quitarla por defecto y ponerla cuando queremos. Para ello bájate Signature Switch, después instálalo en Thunderbird como cualquier complemento (desde Extensiones, instalar complemento desde archivo). Tienes que haber habilitado la firma en Thunderbird (que la tienes que crear como un documento html). Recomiendo que des botón derecho en el menú de Thunderbird y lo personalices para añadir el botón de Signature Switch (aparece como Firma).  Es más sencillo tenerlo en la barra y pinchar. Además desde ahí puedes ir a opciones y configurar el resto de funcionalidades. Por defecto la firma aparecerá siempre. Si quieres que no sea así vete a Opciones del complemento y activa la casilla para que no aparezca la firma. Verás que cuando creas un correo nuevo aparece un instante y luego desaparece (Thunderbird la pone, el complemento la quita). Tu podrás elegir ponerla y quitarla luego a tu gusto pinchando en el botón de firma.    

Ofimatica, Soporte, Trucos

Desactivar la vista protegida en Office (Excel, Word…) 2010 y posteriores

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Este fin de semana nos ha llamado un cliente porque cuando intentaban abrir documentos de Excel de Dropbox o de Outlook se le quedaba colgado con un mensaje “abriendo vista protegida”. Normalmente con Office 2010 en adelante, si el archivo viene de Internet, de Outlook o de una fuente no conocida se abre en “vista protegida” para evitar que se ejecuten macros que contengan virus. Hay que pulsar un botón que dice “Habilitar edición”. Pero hoy en día como trabajamos con la nube muchos de nuestros ficheros proceden de Internet, y si compartimos ficheros por Outlook esto es una lata. Además, en el caso del cliente ni se le abría el documento. Os decimos como desactivar esto: Tenéis que ir a:  Archivo –> Opciones –> Centro de confianza –>  Configuración del centro de confianza  (es un botón a la derecha) –> Vista protegida Ahí veréis tres casillas marcadas. Os recomiendo que desmarquéis la primera (Internet) y la tercera  de Outlook (si usáis ese programa). Si no lo necesitáis dejad la segunda marcada. Ahora al darle aceptar y volver a intentar abrir el documento veréis que abre sin problemas.

Linux, Mac, Ofimatica

ProjectLibre: alternativa gratuita a Microsoft Project

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Siempre nos gusta compartir programas que podáis usar de manera gratuita y si pueden ser de código libre. Más aún cuando, como en este caso, son programas galardonados con varios premios. ProjectLibre es una alternativa gratuita a Microsoft Project basada en un proyecto anterior que tuvo mucho éxito (OpenProj). Este lleva más de 1 millón de descargas en todo el mundo (en más de 200 países). Gran manera de gestionar proyectos internos ya que puedes decidir partes del proyecto, duración de los mismos etc etc. Una de las ventajas de ProjectLibre es que está basado en Java y por lo tanto puede usarse en varias plataformas (Windows, Mac, Linux). La mejor manera que lo conozcáis es ver un vídeo sobre ello:    

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Solución a sincronizar Google Calendar. Con Outlook y con Thunderbird

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Hace unos días me contactó un amigo por un problema sincronizando Outlook con Google Calendar. El 1 de Agosto Google había (como anunció) cortado el servicio de Google Sync que sincronizaba su calendario con Outlook.  Por lo tanto muchos usuarios se han quedado en la estacada sin poder actualizar su calendario de Google con su cliente de correo de escritorio Outlook. Todo esto viene obviamente de una pelea entre Google y Microsoft…pero al final son los usuarios los que lo sufren. ¿Soluciones? Os dejamos varias. 1) Software para usar con Outlook. Gratis: Para sincronizar Outlook con Google Calendar hemos encontrado dos soluciones gratis, ambas con limitaciones. Una es SynMyCal que funciona muy bien pero sólo permite sincronizar 3 días antes y tres días después (7 en total con el día actual) en la versión gratis. CalendarSync es otra opción pero permite sólo 30 días de sincronización. De pago: Hay varios pero la gente parece coincidir que Gsyncit funciona muy bien. Ha sido reescrito con los nuevos cambios de la API de Google. También podéis probar Outlook4Gmail o “googlear” algún otra. Nosotros no somos mucho de aplicaciones de pago. 2) Dejar de usar el calendario de Outlook y usar el Navegador con Google Calendar abierto. Muchos lo hacemos y es cómodo. Te acostumbras en seguida. 3) LA MEJOR si necesitas aplicaciones de escritorio tipo Outlook. Deja Outlook….van a estar todo el día peleando. Usa Thunderbird, es IGUAL que Outlook (pero que se actualiza gratis), y si instalas el complemento Lightning tienes unos calendarios IGUAL que en Outlook. Con la gran ventaja que son completamente sincronizables con Google Calendar a traves de CalDav (no se por qué Microsoft se niega a usar CalDav). Se sincroniza de manera bidireccional (puedes crear y borrar en ambos) y rápido, sin problemas. Os decimos como: Instala el complemento de Lightning. Instala el complemento Provider for Google Calendar. Reinicia Thunderbird. Tienes que conseguir la dirección XML de tu calendario de Google. Ve a Google Calendar, Propiedades, tu calendario, Detalles del Calendario y pincha XML o en Dirección del calendario o Dirección privada. Copiala para el siguiente paso. Crea un nuevo calendario en Thunderbird, hay muchas maneras pero una es: Archivo, Nuevo, Calendario, en Red. Si has instalado Provider for Google Calendar aparecerá la opción Google Calendar. Pon en dirección la de XML que habíais copiado. Elige un nombre para el calendario y un color y dale a aceptar. Aparecerá la autentificación recuerda ponerla y marcar recordar contraseña. Con esto ya tendremos el calendario funcionando y sincronizado (la primera vez tarda). Puede sincronizar manualmente con el botón sincronizar arriba a la izquierda o esperar unos minutos. Cuidado porque tendrás dos calendarios (Casa y el tuyo). Yo desactivo casa para que el calendario por defecto sea el de Google porque si no estaba creando los eventos con Casa y no los sincronizaba. Creo que en tareas no funcionan todavía bien pero los eventos y los avisos sin problemas. Una solución estupenda que con una modificación de colores que pondremos el siguiente día al cliente le convenció para dejar de usar Outlook. Está encantado y además es gratis.

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